Fac simile fattura in PDF, gratis

Prima di tutto: fattura elettronica e Sistema di Interscambio

Dal 1° gennaio 2019 le fatture emesse tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, sia verso aziende e professionisti (B2B) sia verso privati (B2C), devono essere fatture elettroniche in formato XML trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo vale anche per tutti i contribuenti in regime forfettario.

Per questi casi un PDF non è una fattura valida: al massimo è una copia di cortesia. KeenInvoice crea PDF, non file XML, e non invia nulla allo SdI. Per la fattura elettronica usa il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o il software del tuo commercialista. Esistono poche eccezioni particolari: se pensi di rientrarci, verifica con il tuo commercialista.

Questo modello è invece utile per:

• Fatture a clienti esteri: al cliente all’estero di solito si invia una fattura in PDF (vedi la sezione sotto).
• Bozze e fac simile: per preparare e controllare i dati prima di inserirli nel software di fatturazione elettronica, o per mostrare al cliente un esempio.
• Fattura proforma e preventivi: per chiedere un pagamento o proporre un prezzo usa la fattura proforma o il preventivo, che non passano dallo SdI.
• Ricevute per prestazione occasionale: chi non ha partita IVA non emette fattura ma una ricevuta.

Fatture a clienti esteri

Se il tuo cliente ha sede all’estero, gli invii normalmente una fattura in PDF o su carta: lo SdI non può recapitargliela. Puoi scegliere la valuta che preferisci e scrivere il documento in italiano, in inglese o in un’altra lingua, indipendentemente dalla lingua del sito.

Attenzione però: anche le operazioni con soggetti esteri vanno comunicate all’Agenzia delle Entrate, di norma trasmettendo i dati in formato XML tramite lo SdI. Il PDF serve al tuo cliente; per la comunicazione dei dati chiedi al tuo commercialista come procedere.

Per i servizi resi ad aziende di altri Paesi UE si usa spesso l’inversione contabile: imposta l’IVA su “Nessuna” e inserisci con “Inserisci una frase” la dicitura “Operazione non soggetta a IVA ai sensi dell’art. 7-ter DPR 633/1972 – inversione contabile (reverse charge).” La dicitura corretta dipende dal tipo di operazione (servizi, beni, esportazioni): verificala con il commercialista e aggiungi la partita IVA del cliente con “Aggiungi un campo”.

Come compilare la fattura

Il modello qui sopra parte già con impostazioni sensate. Procedi dall’alto in basso: anteprima e totali si aggiornano a ogni modifica.

1. Inserisci i tuoi dati. Nome o ragione sociale, indirizzo completo, partita IVA e codice fiscale, e-mail e telefono. Se vuoi, aggiungi il logo (PNG, JPG o SVG).
2. Inserisci il cliente. Nome o ragione sociale, indirizzo e partita IVA o codice fiscale (o il numero di identificazione IVA estero). Se la merce va altrove, aggiungi una destinazione. I clienti già usati ti vengono proposti mentre scrivi.
3. Controlla numero e date. Il numero è precompilato e prosegue a ogni nuova fattura. Scegli i termini di pagamento (di default 30 giorni) e la scadenza si calcola da sola.
4. Elenca le voci. Una riga per prodotto o servizio, con quantità e prezzo unitario.
5. Imposta IVA, sconti e spese. Nessuna IVA, un’aliquota sul totale (22% di default) o un’aliquota per riga se mescoli 22%, 10%, 5% o 4%. Lo sconto può essere in percentuale o in importo; puoi aggiungere spedizione e acconti già ricevuti.
6. Indica come farti pagare. IBAN, intestatario e BIC/SWIFT nei dati per il pagamento.
7. Scarica il PDF. È un vero PDF con testo nitido e ricercabile. Nel frattempo la fattura è già salvata nel tuo browser.

I dati da non dimenticare

L’art. 21 del DPR 633/1972 elenca cosa deve contenere una fattura. Anche quando prepari un PDF per un cliente estero o una bozza, conviene seguirlo. Ecco dove inserire ogni dato in KeenInvoice:

Regime forfettario e marca da bollo

Nel regime forfettario non si applica l’IVA. Imposta l’IVA su “Nessuna” e inserisci nelle note la dicitura “Operazione in franchigia da IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014.”, disponibile tra le frasi pronte. Ricorda che anche i forfettari, per i clienti italiani, devono emettere fattura elettronica tramite SdI.

Sui documenti senza IVA di importo superiore a 77,47 € è dovuta l’imposta di bollo di 2 €. Sulla fattura elettronica il bollo si assolve in modo virtuale; su un documento cartaceo si applica la marca da bollo. Se riaddebiti i 2 € al cliente, aggiungi una riga “Rimborso marca da bollo”. Nelle frasi pronte trovi anche “Marca da bollo da € 2,00 assolta sull’originale.”

Un modello di fattura che fa i conti

Un fac simile in Word o Excel funziona, ma i conti li fai tu, devi ricordarti l’ultimo numero e salvare una copia per ogni cliente. Qui il modulo è il modello: totali di riga, IVA, sconti e saldo si calcolano da soli, il numero prosegue e tutti i documenti stanno in un unico elenco.

Personalizza il documento: quattro stili (Classico, Moderno, Minimal, Giapponese), 18 combinazioni di colori o il colore che vuoi, carta A4 o Letter. Ogni etichetta si modifica con un clic, così “Q.tà” può diventare “Ore”. Puoi aggiungere la tua firma, salvare i tuoi modelli e, se emetti documenti per più attività, creare un’azienda per ciascuna con la sua numerazione. Devi preparare tanti documenti insieme? Prova il generatore in blocco.

Ti serve altro? Chiedi un pagamento anticipato con una fattura proforma, proponi un prezzo con un preventivo, conferma un incasso con una ricevuta o ordina a un fornitore con un ordine di acquisto.

I tuoi documenti restano sul tuo dispositivo

KeenInvoice funziona interamente nel tuo browser. Nomi dei clienti, prezzi e coordinate bancarie restano nella memoria del browser e non vengono mai caricati su un server; anche il PDF viene creato sul tuo dispositivo. I dettagli sono nell’informativa sulla privacy.

Ogni documento si salva mentre scrivi. Con Nuovo inizi il successivo: dati, logo, valuta, IVA, coordinate bancarie e stile vengono riportati e il numero prosegue (da INV-0009 a INV-0010). Il prefisso INV- si cambia quando vuoi, per esempio in FT-2026-.

Tutto quello che crei è in I miei documenti: puoi cercare, segnare i documenti come inviati, pagati o scaduti, duplicarli ed esportare un CSV per il commercialista. Poiché nulla è nel cloud, cancellare i dati del browser elimina anche i documenti: esporta un backup ogni tanto.