Generador de facturas gratis

Cómo hacer una factura paso a paso

La factura de arriba ya viene preparada con valores razonables. Complétela de arriba abajo; la vista previa y los totales se actualizan al momento.

1. Añada sus datos. Su nombre o razón social, dirección, correo y su número de identificación fiscal (NIF, RFC, NIT, CUIT, RUT o RUC, según el país). Suba su logotipo en PNG, JPG o SVG si quiere que aparezca en el encabezado.
2. Añada al cliente. A quién factura, con su dirección y su identificación fiscal. Si la mercancía va a otro lugar, añada una dirección de envío. Los clientes a los que ya ha facturado se autocompletan al escribir.
3. Revise el número y las fechas. El número de factura se rellena solo y avanza con cada factura nueva. Elija las condiciones de pago (por ejemplo, 30 días) y la fecha de vencimiento se calcula automáticamente. Si el cliente le dio un número de pedido, añádalo también.
4. Detalle los conceptos. Una línea por producto o servicio, con cantidad y precio unitario. Los conceptos que ya ha usado se autocompletan.
5. Configure el IVA, descuentos y envío. Sin impuesto, un tipo sobre el total o un tipo por línea. Añada un descuento en porcentaje o importe fijo, gastos de envío y cualquier anticipo ya cobrado.
6. Indique cómo pagarle. Banco, titular, IBAN, CLABE o número de cuenta van en los datos de pago; lo demás, en notas o en términos y condiciones.
7. Descargue el PDF. Obtendrá un PDF real, con texto nítido que se puede buscar, listo para enviar por correo o imprimir. Su factura ya está guardada en este navegador.

Qué debe incluir una factura

Los requisitos exactos dependen del país y de si usted cobra impuestos, pero una factura completa suele llevar estos datos:

• La palabra “Factura”: para que nadie la confunda con un presupuesto o un recibo.
• Número de factura correlativo: único, consecutivo y sin saltos, para que usted y su cliente puedan referirse a ella. Muchas normativas exigen una serie numérica sin huecos.
• Fecha de emisión y de vencimiento: cuándo se emite y cuándo espera cobrar.
• Datos del emisor: nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal (NIF en España, RFC en México, NIT en Colombia, CUIT en Argentina, RUT en Chile, RUC en Perú).
• Datos del cliente: nombre o razón social, domicilio e identificación fiscal, sobre todo si es una empresa.
• Concepto: descripción clara de cada producto o servicio, con cantidad y precio unitario.
• Base imponible: el importe antes de impuestos, después de descuentos.
• Tipo y cuota de IVA: el porcentaje aplicado (por ejemplo, 21 %, 16 % o 19 %) y el importe del impuesto en una línea propia; con varios tipos, un desglose por tipo.
• Total: el importe final a pagar, y las condiciones y los datos de pago.

Si su cliente necesita algún dato más, como su número de pedido o su identificación fiscal en un campo propio, añada un campo personalizado. El nombre del impuesto también se puede cambiar: IVA, IGV, ITBIS o el que corresponda.

¿Sirve como factura fiscal?

Depende del país y de su situación. En muchos países de habla hispana, las facturas con validez fiscal deben emitirse de forma electrónica a través del sistema de la administración tributaria o de un proveedor autorizado:

Un PDF hecho con KeenInvoice no sustituye esos comprobantes electrónicos: no genera XML, no timbra ni envía nada a ninguna autoridad. Donde rigen, el PDF puede servir como documento de apoyo, pero no como la factura oficial.

Donde sí resulta ideal: presupuestos y cotizaciones, facturas proforma, recibos, cuentas de cobro, facturas a clientes en el extranjero y, en general, cualquier caso en el que se acepte una factura en PDF. Las normas cambian a menudo, así que, si tiene dudas sobre lo que le corresponde, consulte con su asesor o contador.

Plantilla de factura, modelo en Word o Excel… o un generador

Una plantilla o un modelo de factura en Word o Excel funciona, pero usted hace las cuentas, lleva el control del último número y guarda una copia nueva para cada cliente. Aquí el formulario es la plantilla: los importes de línea, el IVA, los descuentos y el saldo pendiente se calculan solos, el número avanza y todas sus facturas quedan en una sola lista.

Dele el aspecto de su negocio. Elija entre cuatro diseños (Clásico, Moderno, Minimalista y Japonés), cualquier color de acento y papel A4 o Carta. Todas las etiquetas de la factura se pueden editar, así que “Cant.” puede pasar a ser “Horas” y “Facturar a” puede ser “Cliente”. El idioma del documento (español, inglés, japonés o alemán) es independiente del idioma de este sitio, y los importes se escriben a su manera: $1,234.50 MXN, $ 2.500.000 COP o 1.234,50 €. También puede imprimir el importe en letras.

Sus facturas se quedan en su dispositivo

KeenInvoice funciona por completo en su navegador. Los nombres de sus clientes, los precios y sus datos bancarios se guardan en el almacenamiento del propio navegador y nunca se suben a un servidor; el PDF se genera en su dispositivo. Encontrará los detalles en la política de privacidad.

Cada factura se guarda mientras escribe, así que puede cerrar la pestaña y seguir más tarde. Pulse Nuevo para empezar la siguiente: sus datos, logotipo, moneda, impuestos, datos de pago y diseño se mantienen, y el número continúa (INV-0009 pasa a INV-0010).

Todo lo que cree aparece en Mis documentos. Busque, marque facturas como enviadas, pagadas o vencidas, duplique una factura antigua como punto de partida o exporte un CSV para su contabilidad. Como nada se guarda en la nube, borrar los datos del navegador también borra sus facturas: exporte una copia de seguridad de vez en cuando y guárdela en un lugar seguro.