Buat Invoice Online Gratis

Cara membuat invoice

Invoice di atas sudah disiapkan dengan pengaturan yang wajar. Isi dari atas ke bawah; pratinjau dan totalnya langsung diperbarui.

1. Isi data usaha Anda. Nama usaha atau nama Anda, alamat, email, nomor telepon, dan NPWP jika ada. Unggah logo (PNG, JPG atau SVG) agar tampil di kop invoice.
2. Isi data klien. Siapa yang Anda tagih beserta alamatnya. Jika barang dikirim ke tempat lain, tambahkan alamat pengiriman. Klien yang pernah Anda tagih muncul otomatis saat mengetik.
3. Periksa nomor dan tanggal. Nomor invoice terisi sendiri dan bertambah di setiap invoice baru. Pilih termin pembayaran (bawaannya 30 hari) dan tanggal jatuh tempo dihitung otomatis. Jika klien memberi nomor PO, cantumkan juga.
4. Tulis barang atau jasa yang ditagih. Satu baris per produk atau jasa, dengan jumlah (qty) dan harga satuan. Deskripsi yang pernah dipakai akan disarankan.
5. Atur PPN, diskon dan ongkos kirim. Pilih tanpa pajak, satu tarif atas total, atau tarif per baris. Diskon bisa dalam persen atau nominal, ditambah ongkos kirim dan uang muka (DP) yang sudah diterima.
6. Tulis cara pembayaran. Nama bank, nomor rekening dan atas nama, atau QRIS dan e-wallet, di kolom info pembayaran.
7. Unduh PDF. Anda mendapat PDF sungguhan dengan teks tajam yang bisa dicari, siap dikirim lewat email atau WhatsApp. Invoice Anda juga sudah tersimpan di browser ini.

Isi invoice yang lengkap

Invoice yang cepat dibayar biasanya tidak membuat klien bertanya lagi. Pastikan ada bagian-bagian ini:

• Judul “Invoice”: supaya tidak tertukar dengan penawaran harga atau kwitansi.
• Nomor invoice yang unik: berurutan dan tidak pernah dipakai ulang, misalnya INV/2026/10/001.
• Tanggal invoice dan jatuh tempo: kapan diterbitkan dan kapan harus dibayar.
• Data penjual: nama usaha, alamat, kontak, dan NPWP bila ada.
• Data pembeli: nama perusahaan atau orang yang ditagih, alamat, dan nomor PO jika mereka memakainya.
• Rincian barang atau jasa: deskripsi jelas, qty, harga satuan dan jumlah tiap baris.
• Total: subtotal, diskon, PPN di baris tersendiri, ongkos kirim dan total tagihan, ditambah terbilang.
• Info pembayaran: rekening tujuan dan batas waktu pembayaran.

Butuh kolom lain, misalnya NPWP klien, nomor kontrak atau periode pekerjaan? Tambahkan lewat Tambah kolom. Semua label di invoice juga bisa diubah, jadi “Qty” bisa menjadi “Jam” atau “Ditagihkan kepada” menjadi “Kepada Yth.”.

Invoice, PPN dan faktur pajak

Di Indonesia, invoice adalah tagihan komersial: dokumen yang meminta klien membayar. Faktur pajak adalah dokumen lain: bukti pungutan PPN yang wajib dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) melalui sistem Direktorat Jenderal Pajak — sejak 2025 lewat Coretax. KeenInvoice membuat invoice, bukan faktur pajak, dan PDF dari sini tidak bisa menggantikan faktur pajak.

Jika Anda PKP, terbitkan faktur pajak di Coretax seperti biasa, lalu kirim invoice dari KeenInvoice sebagai tagihannya. Cantumkan nomor faktur pajak di catatan atau lewat Tambah kolom bila klien memintanya.

Jika Anda belum PKP — misalnya UMKM atau freelancer yang omzetnya belum mewajibkan pengukuhan PKP dan belum memilih dikukuhkan — Anda tidak memungut PPN. Pilih Tanpa pajak agar invoice tidak memuat baris PPN.

• Tarif PPN: sejak 2025 tarif PPN 12%, tetapi untuk sebagian besar barang dan jasa dihitung dari dasar pengenaan pajak 11/12 dari harga, sehingga hasilnya setara 11%. Tarif penuh 12% berlaku untuk barang mewah. Karena itu bawaan invoice berbahasa Indonesia adalah PPN 11%; ubah bila transaksi Anda berbeda.
• PPh Pasal 23: klien berbentuk badan usaha sering memotong PPh 23 (umumnya 2% untuk jasa) dari pembayaran dan memberi bukti potong. Tulis tagihan penuh di invoice; potongan dicatat dari bukti potong, bukan dari invoice.

Aturan pajak punya banyak pengecualian dan bisa berubah. Pastikan tarif dan kewajiban Anda dengan konsultan pajak atau kantor pajak (KPP) tempat Anda terdaftar.

Template invoice yang menghitung sendiri

Template invoice di Word atau Excel bisa dipakai, tetapi Anda harus menghitung sendiri, mengingat nomor terakhir, dan menyimpan salinan baru untuk setiap klien. Di sini formulirnya adalah templatenya: jumlah per baris, PPN, diskon dan sisa tagihan terhitung otomatis, nomornya berlanjut, dan semua invoice tersimpan dalam satu daftar.

Sesuaikan dengan usaha Anda: pilih satu dari empat desain — Klasik, Modern, Minimalis atau Jepang — salah satu dari 18 skema warna atau warna Anda sendiri, dan kertas A4 atau Letter. Tambahkan tanda tangan dengan menggambar, mengetik atau mengunggah gambar. Terbilang tampil otomatis di bawah total, dan bahasa dokumen bisa diganti, misalnya ke bahasa Inggris untuk klien luar negeri.

Punya lebih dari satu usaha? Simpan masing-masing di Perusahaan saya dengan data, logo, rekening dan penomoran sendiri. Simpan pengaturan yang sering dipakai sebagai Template saya, atau buat puluhan invoice sekaligus dari spreadsheet dengan pembuat invoice massal.

Butuh dokumen lain? Buat kwitansi setelah dibayar, surat penawaran harga sebelum pekerjaan dimulai, atau proforma invoice untuk meminta pembayaran di muka.

Invoice Anda tetap di perangkat Anda

KeenInvoice berjalan sepenuhnya di browser Anda. Nama klien, harga dan rekening bank disimpan di penyimpanan browser Anda sendiri (IndexedDB) dan tidak pernah diunggah ke server; PDF-nya pun dibuat di perangkat Anda. Detailnya ada di kebijakan privasi.

Setiap invoice tersimpan otomatis saat Anda mengetik. Klik Baru untuk membuat invoice berikutnya: data usaha, logo, mata uang, pajak, info pembayaran dan desain ikut terbawa, dan nomornya berlanjut (INV-0009 menjadi INV-0010). Awalan INV- bisa Anda ganti sesuai format sendiri.

Semua yang Anda buat ada di Dokumen saya. Cari, tandai invoice sebagai terkirim, lunas atau terlambat, duplikat invoice lama, atau ekspor CSV untuk pembukuan. Karena tidak ada yang disimpan di cloud, menghapus data browser juga menghapus invoice Anda — sesekali ekspor file cadangan dan simpan di tempat aman.