Gratis factuur maken

Zo maak je een factuur

De factuur hierboven staat al klaar met handige standaardinstellingen. Werk hem van boven naar beneden af; het voorbeeld en de totalen rekenen mee terwijl je typt.

1. Vul je bedrijfsgegevens in. Je (bedrijfs)naam, adres, e-mail en telefoon, je KvK-nummer en je btw-id. Wil je je logo in de kop? Voeg een PNG, JPG of SVG toe.
2. Vul de klant in. Naam en adres van wie je factureert. Gaan de goederen naar een ander adres, voeg dan een afleveradres toe. Klanten die je eerder hebt gefactureerd, worden voorgesteld terwijl je typt.
3. Controleer nummer en datums. Het factuurnummer is al ingevuld en telt bij elke nieuwe factuur door. Kies een betalingstermijn (standaard 14 dagen) en de vervaldatum wordt vanzelf berekend. In het veld “Leveringsdatum” zet je wanneer je hebt geleverd of het werk hebt gedaan.
4. Zet erop wat je factureert. Eén regel per product of dienst, met aantal en prijs. Omschrijvingen die je eerder gebruikte, worden voorgesteld.
5. Stel btw, korting en verzendkosten in. Kies geen btw, één tarief over het totaal (bijvoorbeeld 21%) of een tarief per regel als je 21% en 9% combineert. Korting kan als percentage of vast bedrag; verzendkosten en een ontvangen aanbetaling kun je ook toevoegen.
6. Zeg hoe de klant kan betalen. IBAN, tenaamstelling en eventueel een betaallink horen bij de betaalgegevens; de rest zet je bij opmerkingen of voorwaarden.
7. Download de PDF. Je krijgt een echte PDF met scherpe, doorzoekbare tekst, klaar om te mailen of af te drukken. Je factuur is dan al in deze browser bewaard.

Wat moet er op een factuur?

Voor de Belastingdienst moet een factuur in Nederland een aantal vaste gegevens bevatten. Zo vul je ze in KeenInvoice in:

Verkoop je bijvoorbeeld boeken (9%) en accessoires (21%) op één factuur, zet de btw dan op “Per regel” en vul per regel het tarief in. De factuur toont dan per tarief het bedrag zonder btw en het btw-bedrag.

Je moet de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering versturen, en je bewaart je facturen in principe 7 jaar. Lever je op de dag van de factuur? Dan volstaat de tekst “Leveringsdatum is gelijk aan de factuurdatum.” uit de tekstsnippers.

KOR, btw verlegd en de vereenvoudigde factuur

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), omdat je omzet in Nederland niet boven de € 20.000 per jaar uitkomt? Dan reken je geen btw, ook niet 0%. Zet de btw op “Geen” en voeg bij opmerkingen via “Tekst invoegen” de zin “Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling.” toe. Beide instellingen gaan mee naar je volgende facturen.

Bij btw verlegd betaalt je klant de btw in plaats van jij, bijvoorbeeld bij diensten aan een ondernemer in een ander EU-land of bij onderaanneming in de bouw. Zet de btw op “Geen”, voeg de tekst “Btw verlegd.” toe en vermeld ook het btw-id van je klant, bijvoorbeeld met “Veld toevoegen”.

Is het totaalbedrag inclusief btw niet hoger dan € 100, dan mag je een vereenvoudigde factuur maken met minder gegevens. Welke gegevens dan nog verplicht zijn, staat op de site van de Belastingdienst. Twijfel je over jouw situatie, vraag het dan aan je boekhouder.

E-facturen in Nederland en België

In Nederland is er (nog) geen algemene verplichting om facturen tussen bedrijven als gestructureerde e-factuur te versturen. Wie aan de Rijksoverheid levert, moet vaak al wel een e-factuur via Peppol sturen. De overheid werkt aan plannen voor een bredere verplichting, mede door nieuwe Europese regels; houd de berichten van de Belastingdienst in de gaten.

In België is de e-factuur sinds 1 januari 2026 verplicht voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Die moet via het Peppol-netwerk worden verstuurd in een gestructureerd formaat. Een PDF telt daar niet als e-factuur, en KeenInvoice maakt PDF’s, geen Peppol-facturen. Voor Belgische ondernemers blijft KeenInvoice handig voor:

• Facturen aan particulieren: voor consumenten geldt de Peppol-plicht niet.
• Klanten in het buitenland: de plicht gaat over facturen tussen Belgische ondernemingen.
• Offertes, proforma facturen en kwitanties: documenten die geen btw-factuur zijn.
• Concepten en overzichten: om een factuur eerst op te stellen of na te kijken.

Factureer je in België, zet dan je ondernemingsnummer en de juiste btw-tarieven (21%, 12% of 6%) op je documenten. Vraag je boekhouder welke software je voor Peppol-facturen gebruikt.

Een factuur template die zelf rekent

Een factuur template in Word of Excel werkt, maar dan reken je zelf, onthoud je het laatste factuurnummer en sla je voor elke klant een nieuwe kopie op. Hier is het formulier de template: regeltotalen, btw, korting en het openstaande bedrag rekenen zichzelf uit, het nummer telt door en al je facturen staan in één lijst.

Geef de factuur de uitstraling van je bedrijf: kies een van de ontwerpen (Klassiek, Modern, Minimaal of Japans), een van de 18 kleurenschema’s of je eigen kleur, en A4 of US Letter. Elk label is aan te passen, zodat “Aantal” bijvoorbeeld “Uren” wordt. Voeg je handtekening toe door hem te tekenen, te typen of te uploaden. De taal van het document staat los van de taal van deze site, handig voor klanten in het buitenland.

Werk je met meerdere bedrijven of handelsnamen? Sla ze op als bedrijf, elk met eigen gegevens, logo en nummering. Moet je veel facturen tegelijk maken, gebruik dan de bulkgenerator. En voor andere documenten: een kwitantie na betaling, een offerte vooraf, een proforma factuur bij vooruitbetaling of een creditfactuur om een factuur te corrigeren.

Je facturen blijven op je apparaat

KeenInvoice draait helemaal in je browser. Klantnamen, prijzen en bankgegevens worden in de opslag van je browser bewaard en nooit naar een server gestuurd, en ook de PDF wordt op je apparaat gemaakt. Lees er meer over in ons privacybeleid.

Elke factuur wordt opgeslagen terwijl je typt, dus je kunt het tabblad sluiten en later verdergaan. Klik op Nieuw voor de volgende: je bedrijfsgegevens, logo, valuta, btw, betaalgegevens en ontwerp gaan mee, en het nummer telt door (INV-0009 wordt INV-0010). Het voorvoegsel INV- kun je altijd aanpassen, bijvoorbeeld naar 2026-.

Alles wat je maakt, staat in Mijn documenten. Daar kun je zoeken, facturen markeren als verstuurd, betaald of te laat, een oude factuur dupliceren of een CSV exporteren voor je boekhouding. Omdat niets in de cloud staat, wis je met je browsergegevens ook je facturen. Exporteer dus af en toe een back-up en bewaar die op een veilige plek.