Gratis offerte maken

Zo maak je een offerte

1. Vul je gegevens en logo in. Ze worden bewaard en staan op elke offerte en factuur.
2. Vul de klant in bij “Offerte voor” en het project bij “Project”, bijvoorbeeld “Nieuwe website” of “Badkamer familie De Vries”.
3. Kies de geldigheid. Standaard is de offerte 30 dagen geldig. Met een vaste termijn voorkom je dat een klant maanden later nog een oude prijs claimt.
4. Splits de prijs uit. Eén regel per dienst, product of fase, met aantal en prijs, zodat je klant ziet waarvoor hij betaalt.
5. Voeg btw, korting en verzendkosten toe. Zet de btw apart, dan sluit de offerte later aan op de factuur.
6. Schrijf je voorwaarden op. Wat zit erin en wat niet, vraag je een aanbetaling, en wanneer lever je?
7. Download de PDF. Onderaan staat de regel “Voor akkoord (naam en handtekening)” met datum, zodat je klant de opdracht kan geven.

Wat zet je in een offerte?

• Offertenummer en datum: zodat je het antwoord van de klant aan de juiste versie koppelt.
• Geldigheid: hoe lang de prijs geldt (“Geldig tot”), vaak 14 of 30 dagen.
• Omschrijving van het werk: wat je levert, in gewone taal, met aantallen, maten en het aantal correctierondes.
• Prijzen en totalen: per regel, met de btw op een eigen regel.
• Wat er niet in zit: en waar de prijs van afhangt.
• Betalingsvoorwaarden: aanbetaling, wanneer de rest betaald wordt en hoe.
• Akkoord: een regel voor de handtekening van de klant, of de vermelding dat akkoord per e-mail volstaat.

Werk je voor particulieren, noem dan prijzen inclusief btw. Zet daarvoor “Prijzen incl. btw” aan; KeenInvoice toont de btw die erin zit dan apart. Verwijs je naar je algemene voorwaarden, stuur die dan mee met de offerte.

Hoe bindend is een offerte?

Een offerte is juridisch een aanbod. Neemt de klant het aan, dan is er een overeenkomst. Staat er een termijn in, zoals “Geldig tot”, dan kun je het aanbod in die periode in principe niet intrekken (artikel 6:219 BW). Staat er geen termijn in, dan vervalt een schriftelijk aanbod als het niet binnen een redelijke tijd wordt aangenomen (artikel 6:221 BW). Wat redelijk is, is vaak onduidelijk.

Zet daarom een duidelijke datum bij “Geldig tot”. Wil je je niet vastleggen, zet dan in de voorwaarden dat de offerte vrijblijvend is. Een vrijblijvend aanbod mag je nog intrekken, zelfs direct nadat de klant het heeft aangenomen.

Offerte, proforma factuur of factuur?

Heeft je klant een document nodig om vooruit te betalen of voor de douane, maak dan een proforma factuur.

Offerte omzetten naar factuur

Gaat de klant akkoord, dan hoef je niets opnieuw te typen. Open Mijn documenten, zoek de offerte en kies Omzetten naar factuur. Klant en regels gaan mee naar een nieuwe factuur met een eigen factuurnummer; je vult alleen nog de leveringsdatum en eventuele wijzigingen in.

Offertes worden net als facturen tijdens het typen in je browser bewaard, en er wordt niets geüpload. Wil je een kopie op een ander apparaat, exporteer dan een back-up in Mijn documenten.