Generador de presupuestos y cotizaciones gratis

Cómo hacer una cotización

En España se dice sobre todo “presupuesto”; en gran parte de Latinoamérica, “cotización”. Es el mismo documento. El título impreso es “Presupuesto”, pero puede cambiarlo a “Cotización” con un clic, igual que cualquier otra etiqueta.

1. Añada sus datos y su logotipo. Se guardan y aparecen en cada presupuesto y factura que cree.
2. Añada al cliente y una referencia, como el nombre del proyecto.
3. Fije la validez. Un presupuesto que nunca caduca puede volverse en su contra meses después, cuando sus costes hayan subido.
4. Desglose el precio. Una línea por producto, servicio o fase, con cantidad y precio unitario, para que el cliente vea qué paga.
5. Añada impuestos, descuentos y envío. Muestre el IVA por separado para que el importe presupuestado coincida con el de la factura.
6. Escriba sus condiciones. Qué incluye y qué no, el anticipo si lo pide y el plazo de entrega.
7. Descargue el PDF. Termina con una línea “Aceptado por (nombre y firma)” y la fecha.

Qué incluir en un presupuesto

• Número y fecha: para relacionar la respuesta del cliente con la versión correcta.
• Válido hasta: cuánto tiempo se mantiene el precio.
• Alcance: qué va a entregar, en palabras sencillas. Concrete cantidades, medidas y número de revisiones.
• Precios detallados: precios unitarios y totales, con el IVA en una línea propia.
• Exclusiones y supuestos: lo que no está incluido y aquello de lo que depende el precio.
• Condiciones de pago: anticipo, cuándo se paga el resto y cómo.
• Aceptación: una línea para la firma del cliente, o una nota indicando que basta con una respuesta por escrito.

La validez del presupuesto

Lo habitual es entre 15 y 30 días. Si sus materiales cambian de precio con frecuencia o trabaja con monedas volátiles, use un plazo más corto y dígalo con claridad: “Presupuesto válido por 15 días desde su fecha de emisión”. Pasado ese plazo, puede actualizar los precios y enviar una nueva versión con otro número.

Para hacer una versión revisada, duplique el presupuesto en Mis documentos y modifique lo que haga falta; el original queda intacto para que pueda comparar.

Presupuesto, factura proforma y factura

Si un comprador necesita un documento con precios para tramitar un pago o una importación, probablemente le está pidiendo una factura proforma.

Convertir un presupuesto aceptado en factura

Cuando el cliente dice que sí, no hace falta volver a escribirlo todo. Abra Mis documentos, busque el presupuesto y elija Convertir en factura. El cliente y los conceptos pasan a una factura nueva con su propio número, lista para ajustarla y enviarla.

Los presupuestos se guardan en su navegador mientras escribe, igual que las facturas, y no se sube nada. Exporte una copia de seguridad desde Mis documentos si quiere tenerlos en otro dispositivo.