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Qué es una orden de compra
La orden de compra (también llamada orden de pedido o nota de pedido) es el documento que emite el comprador para pedir productos o servicios a un proveedor. Fija la cantidad, el precio, la fecha y el lugar de entrega y las condiciones de pago. Cuando el proveedor la acepta, ambas partes saben exactamente qué se ha acordado.
Después, el proveedor emite su factura indicando el número de la orden de compra, y el comprador comprueba que coincidan antes de pagar. Muchas empresas no pagan una factura que no cite su número de orden.
Cómo hacer una orden de compra
- Añada los datos de su empresa como comprador, con su logotipo y su identificación fiscal.
- Indique el proveedor: nombre o razón social, dirección y contacto.
- Revise el número y las fechas. El número de orden avanza solo; añada la fecha del pedido y la fecha de entrega.
- Detalle lo que pide. Una línea por artículo, con referencia, cantidad y precio unitario acordado.
- Añada impuestos, envío y la dirección de entrega si no es la de su empresa.
- Fije las condiciones de pago (por ejemplo, 30 o 60 días) y quién la solicita.
- Descargue el PDF. Incluye una línea “Autorizado por” y la fecha, para la firma de quien aprueba la compra.
Qué incluir en una orden de compra
- Número de orden: el proveedor lo citará en su factura y en el albarán o remisión.
- Fecha del pedido y fecha de entrega.
- Comprador y proveedor: nombres, direcciones e identificación fiscal.
- Dirección de entrega: si es distinta de la del comprador.
- Artículos: descripción, referencia, cantidad, precio unitario e importe.
- Totales: subtotal, impuestos, envío y total del pedido.
- Condiciones: plazo de pago, garantía y penalizaciones por retraso si las hay.
- Autorización: nombre y firma de la persona que aprueba la compra.
Orden de compra, presupuesto y factura
| Documento | Quién lo emite | Cuándo |
|---|---|---|
| Presupuesto o cotización | Proveedor | Antes del pedido, para ofrecer un precio |
| Orden de compra | Comprador | Al aceptar el precio, para formalizar el pedido |
| Factura | Proveedor | Tras la entrega, para cobrar |
Todas sus órdenes se guardan en este navegador y aparecen en Mis documentos, donde puede buscarlas por proveedor, duplicar un pedido recurrente o exportarlas en CSV.
Preguntas frecuentes
¿El formato de orden de compra es gratis?
Sí. Sin registro, sin marca de agua y sin límite de documentos.
¿Quién emite la orden de compra, el comprador o el proveedor?
El comprador. El proveedor responde con su presupuesto antes y con su factura después.
¿Una orden de compra es un contrato?
Una vez aceptada por el proveedor, suele considerarse un acuerdo vinculante sobre lo pedido y su precio. Las normas varían según el país, así que, en compras importantes, conviene revisar las condiciones.
¿Se puede firmar?
Sí. El PDF incluye una línea “Autorizado por” con fecha, para imprimirlo y firmarlo o firmarlo digitalmente.
¿Puedo indicar otra dirección de entrega?
Sí. Añada una dirección de envío y aparecerá junto a los datos del proveedor.
¿Cómo repito un pedido habitual?
Abra Mis documentos, duplique la orden anterior y cambie las cantidades y las fechas. El número nuevo se asigna solo.
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