Bestellung schreiben – kostenlos

Was ist eine Bestellung?

Mit einer Bestellung beauftragt ein Käufer einen Lieferanten mit Waren oder Leistungen. Sie legt fest, was Sie wollen, in welcher Menge, zu welchem Preis und bis wann. Rechtlich ist sie in der Regel ein Antrag auf einen Vertrag: Nimmt der Lieferant an – etwa mit einer Auftragsbestätigung oder durch Lieferung –, ist der Vertrag geschlossen.

Bestellungen dokumentieren, was bestellt wurde und wer es freigegeben hat. Das hilft, Ausgaben zu steuern und die Rechnung des Lieferanten später zu prüfen. Der Lieferant gibt Ihre Bestellnummer in der Regel auf seiner Rechnung an.

So erstellen Sie eine Bestellung

1. Ihr Unternehmen als Besteller eintragen, mit Logo und Rechnungsanschrift.
2. Den Lieferanten eintragen, bei dem Sie bestellen.
3. Bestellnummer und Bestelldatum prüfen und den gewünschten Liefertermin festlegen.
4. Eine Lieferadresse hinzufügen, wenn die Ware nicht an Ihre Rechnungsanschrift gehen soll – etwa an ein Lager oder eine Baustelle.
5. Die Artikel auflisten mit Beschreibung, Artikelnummer, Menge und vereinbartem Einzelpreis.
6. Steuer, Versand und Zahlungsziel ergänzen, zum Beispiel 30 Tage nach Rechnungseingang.
7. „Ansprechpartner“ ausfüllen und das PDF herunterladen. Es enthält eine Zeile „Genehmigt von“ für die Unterschrift der freigebenden Person.

Was gehört auf einen Bestellschein?

• Bestellnummer: einmalig und fortlaufend, damit der Lieferant sie auf seiner Rechnung angeben kann.
• Besteller und Lieferant: Namen, Anschriften und Ansprechpartner beider Seiten.
• Bestell- und Liefertermin: wann Sie bestellt haben und wann Sie die Ware brauchen.
• Artikel: klare Beschreibung, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis und Positionssumme.
• Lieferung: Lieferadresse, Versandart und wer die Fracht zahlt.
• Zahlungsbedingungen: wann der Lieferant nach Rechnungsstellung bezahlt wird, gegebenenfalls mit Skonto.
• Freigabe: wer die Bestellung angefordert und wer sie genehmigt hat.

Bestellung, Lieferschein und Rechnung

Viele Unternehmen bezahlen einen Lieferanten erst, wenn drei Belege zusammenpassen: die Bestellung (was bestellt wurde), der Lieferschein oder Wareneingang (was angekommen ist) und die Rechnung (was berechnet wird). Dieser Abgleich deckt Teillieferungen, Preisänderungen und doppelte Rechnungen auf, bevor Geld fließt.

Sind Sie selbst der Lieferant und haben eine Bestellung erhalten, tragen Sie deren Nummer im Feld „Bestellnr.“ Ihrer Rechnung ein. Müssen Sie den Auftrag erst bepreisen, schicken Sie ein Angebot.