Proformarechnung erstellen

Was ist eine Proformarechnung?

Eine Proformarechnung ist eine vorläufige Rechnung: Sie zeigt dem Käufer genau, was er erhält und was es kostet – noch bevor das Geschäft abgeschlossen ist. Sie sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie begründet keine Zahlungsforderung, berechtigt den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug und wird in Ihrer Buchhaltung nicht als Umsatz gebucht.

Üblich ist sie bei Vorkasse, im Außenhandel und gegenüber dem Zoll: Käufer nutzen sie, um eine Vorauszahlung freizugeben, ein Akkreditiv zu eröffnen oder eine Einfuhrgenehmigung zu beantragen. Bei Sendungen ohne Verkauf – etwa Muster, Ersatzteile oder Ware zur Reparatur – dient sie oft als Wertangabe für die Zollabfertigung.

Kennzeichnen Sie das Dokument deutlich als Proformarechnung – KeenInvoice tut das im Titel automatisch –, damit es nicht mit einer echten Rechnung verwechselt wird. Ist die Ware versandt oder der Verkauf abgeschlossen, stellen Sie eine reguläre Rechnung mit eigener Rechnungsnummer aus.

So erstellen Sie eine Proformarechnung

1. Ihre Firmenangaben eintragen, einschließlich USt-IdNr. und – bei Ausfuhren – Ihrer EORI-Nummer als eigenes Feld.
2. Den Käufer eintragen und eine separate Lieferadresse, wenn die Ware an einen anderen Ort geht.
3. Nummer, Datum und „Gültig bis“ prüfen. Nutzen Sie einen eigenen Nummernkreis wie PF-0001, damit Ihre Rechnungsnummern lückenlos bleiben. Das voreingestellte Feld „Leistungsdatum“ füllen Sie mit dem voraussichtlichen Liefertermin oder entfernen es.
4. Die Waren auflisten – mit genauer Beschreibung, Menge und Einzelpreis in der vereinbarten Währung.
5. Versand, Rabatt und Steuer ergänzen. Wird die Lieferung steuerfrei sein, etwa als Ausfuhr in ein Drittland oder als innergemeinschaftliche Lieferung, vermerken Sie das, statt die Steuer kommentarlos wegzulassen.
6. Zahlungs- und Lieferbedingungen angeben, zum Beispiel „100 % Vorkasse vor Versand“, dazu Ihre Bankverbindung.
7. PDF herunterladen und an den Käufer schicken.

Angaben für Zoll und Export

Zollagenten, Spediteure und Banken brauchen oft mehr als eine Inlandsrechnung zeigt. Ergänzen Sie diese Angaben als eigene Felder oder in den Hinweisen:

• Incoterms®: wer Transportkosten und Risiko trägt, zum Beispiel FCA oder DAP mit benanntem Ort.
• Zolltarifnummer (HS-Code): für jede Ware in der Beschreibung.
• Ursprungsland: wo die Ware hergestellt wurde.
• Gewichte und Verpackung: Netto- und Bruttogewicht sowie Anzahl der Packstücke.
• Voraussichtliches Versanddatum und Transportart.
• Währung und Zahlungsbedingungen: Nennen Sie die Währung eindeutig, etwa EUR, CHF oder USD.

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und Ware. Klären Sie Details vor dem Versand mit Ihrem Spediteur oder Zollagenten.

Proformarechnung oder Handelsrechnung?

Für die endgültige Abrechnung nutzen Sie die Rechnungsvorlage – Ihre Firmenangaben sind dort bereits ausgefüllt. Braucht der Käufer nur einen Preis zur Freigabe, genügt oft ein Angebot.