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O que é uma fatura proforma
A fatura proforma (ou “proforma invoice”) é uma fatura preliminar: mostra ao comprador exatamente o que ele vai receber e quanto vai custar, antes de a venda ser concluída. Parece uma fatura, mas é um compromisso de boa-fé, não uma cobrança, e não entra na contabilidade como receita.
Ela é muito usada no comércio exterior. Na importação, o importador brasileiro recebe a proforma do fornecedor e a usa para negociar, programar o pagamento antecipado e, quando é o caso, providenciar licenças. Na exportação, é você quem manda a proforma para o comprador lá fora fazer o pagamento ou abrir uma carta de crédito. Também serve para pedir sinal em encomendas sob medida.
A proforma não é documento fiscal: não substitui a nota fiscal nem a “commercial invoice”. Quando a mercadoria é embarcada ou a venda é confirmada, emite-se a documentação definitiva.
Como fazer uma fatura proforma
- Coloque os dados da sua empresa, com CNPJ e endereço completo.
- Informe o comprador e, se a mercadoria for para outro lugar, um endereço de entrega.
- Defina o número, a data e a validade. Use uma série separada das faturas, por exemplo PF-0001.
- Liste as mercadorias com descrição clara, quantidade e preço unitário na moeda combinada.
- Inclua frete, desconto e impostos conforme o acordado.
- Escreva as condições de pagamento e entrega, como 30% antecipado e saldo antes do embarque, e seus dados bancários com SWIFT.
- Baixe o PDF e mande para o comprador. Para clientes estrangeiros, mude o idioma do documento para inglês.
O que incluir em vendas internacionais
Despachantes, bancos e compradores costumam pedir mais do que uma fatura comum mostra. Use campos personalizados ou as observações:
- Incoterm: quem paga o frete e assume o risco, por exemplo FOB Santos ou CIF, com o local.
- NCM / código HS: a classificação de cada produto, na descrição.
- País de origem: onde a mercadoria foi produzida.
- Pesos e embalagens: peso líquido e bruto e número de volumes.
- Previsão de embarque e modal de transporte.
- Moeda e condições de pagamento: deixe a moeda bem clara, por exemplo US$ ou USD.
As exigências variam por país e por produto. Confirme com seu despachante ou com o banco que vai fechar o câmbio antes de enviar.
Proforma, commercial invoice e nota fiscal
| Fatura proforma | Commercial invoice | Nota fiscal (NF-e) | |
|---|---|---|---|
| Quando | Antes do embarque ou do pagamento | No embarque | Na saída da mercadoria |
| Para quê | Combinar termos, pagamento antecipado, câmbio | Cobrar o comprador e desembaraçar na aduana | Registro fiscal da operação no Brasil |
| Como | Qualquer formato, como este PDF | Documento comercial do exportador | Pela Sefaz, com a DU-E no Portal Siscomex na exportação |
Na hora da cobrança final, faça a fatura no gerador de fatura com seus dados já preenchidos. Se o comprador só precisa de um preço para aprovar, um orçamento pode bastar.
Perguntas frequentes
A fatura proforma vale como nota fiscal?
Não. É um documento comercial preliminar. A nota fiscal continua sendo emitida pelo sistema oficial quando a operação acontece.
A proforma obriga o comprador a pagar?
Não como uma fatura definitiva. É uma declaração de boa-fé das condições, e os detalhes podem mudar até a venda ser concluída.
Posso usar a proforma para fechar câmbio?
Em pagamentos antecipados, os bancos costumam pedir a proforma como base da operação. Cada banco tem suas exigências, então confirme antes quais documentos ele aceita.
A proforma deve usar a numeração das faturas?
Melhor não. Use uma série própria, como PF-0001, para manter a sequência das faturas sem buracos.
Posso fazer a proforma em inglês e em dólar?
Sim. Escolha a moeda e o idioma do documento separadamente do idioma do site. Os valores seguem o formato do idioma escolhido.
Qual a diferença entre proforma e orçamento?
O orçamento propõe um preço. A proforma confirma as condições de um pedido que o comprador pretende fazer, num formato de fatura, para pagamento ou documentação.
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Gerador de faturaCobre um cliente e baixe a fatura em PDF.Gerador de reciboComprove um pagamento com um recibo em PDF.Gerador de orçamentoPasse o preço antes de fechar o serviço.Gerador de pedido de compraCompre de um fornecedor com um pedido numerado.Gerador de nota de créditoAbata ou cancele uma fatura já enviada.