Faktura proforma online

Czym jest faktura proforma?

Faktura proforma to dokument, który pokazuje kupującemu, co dostanie i ile zapłaci – zanim transakcja dojdzie do skutku. Wygląda jak faktura, ale nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT: nie rodzi obowiązku podatkowego, nie daje nabywcy prawa do odliczenia VAT, nie jest dowodem księgowym i nie wystawia się jej w KSeF. Dlatego możesz ją przygotować tutaj i wysłać jako zwykły PDF.

Proformę wystawia się najczęściej przy przedpłacie – klient płaci na jej podstawie, zanim wyślesz towar lub zaczniesz usługę – a także w handlu zagranicznym, gdy kupujący potrzebuje jej do otwarcia akredytywy, uzyskania pozwolenia na import albo uzgodnienia warunków wewnątrz swojej firmy.

Oznacz dokument wyraźnie jako proformę – KeenInvoice robi to w tytule automatycznie – i dodaj formułkę „Dokument nie jest fakturą VAT”, aby nikt nie pomylił go z fakturą.

Proforma a zaliczka i faktura w KSeF

Proforma sama w sobie nie ma skutków podatkowych – ale zapłata już tak. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i klient wpłaci pieniądze przed dostawą, otrzymanie zaliczki co do zasady powoduje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej, a po wykonaniu – faktury końcowej. Obie wystawiasz w KSeF.

Typowa kolejność wygląda więc tak: proforma z KeenInvoice → wpłata klienta → faktura zaliczkowa lub faktura sprzedaży w KSeF. Jeśli nie jesteś podatnikiem VAT, po zapłacie wystawisz rachunek albo pokwitowanie.

Jak wystawić fakturę proforma

1. Wpisz dane firmy, w tym NIP, a przy eksporcie – numer EORI jako osobne pole.
2. Wpisz kupującego, a jeśli towar ma trafić gdzie indziej – osobny adres dostawy.
3. Sprawdź numer i daty. Używaj osobnej numeracji, np. PF/2026/001, żeby nie mieszać jej z fakturami. Pole „Data sprzedaży” uzupełnij przewidywaną datą dostawy albo je usuń.
4. Wypisz towary lub usługi z dokładnym opisem, ilością i ceną jednostkową w uzgodnionej walucie.
5. Dodaj dostawę, rabat i podatek. Przy eksporcie poza UE lub dostawie wewnątrzwspólnotowej stawką może być 0% – wtedy dopisz podstawę, zamiast po prostu pomijać podatek.
6. Podaj warunki płatności i dostawy, np. „100% przedpłaty przed wysyłką”, oraz numer konta (IBAN).
7. Pobierz PDF i wyślij go kupującemu.

Proforma w handlu zagranicznym

Spedytorzy, agencje celne i banki często potrzebują więcej informacji niż na zwykłym dokumencie. Dodaj je jako osobne pola lub w uwagach:

• Incoterms®: kto ponosi koszty i ryzyko transportu, np. FCA lub DAP z oznaczeniem miejsca.
• Kod taryfy celnej (HS/CN) przy każdym towarze.
• Kraj pochodzenia towaru.
• Wagi i opakowania: waga netto i brutto, liczba paczek.
• Przewidywana data wysyłki i środek transportu.
• Waluta i warunki płatności: jednoznacznie, np. EUR lub USD.

Dokument możesz przygotować po angielsku lub niemiecku, a stronę zostawić po polsku – język dokumentu ustawisz w panelu. Wymagania zależą od kraju i towaru; szczegóły ustal ze spedytorem lub agencją celną przed wysyłką.

Proforma czy faktura?

Jeśli kupujący potrzebuje tylko ceny do zatwierdzenia, często wystarczy oferta cenowa.