Faktura online za darmo

Faktury VAT a KSeF – co musisz wiedzieć w 2026 r.

Od 2026 r. faktury VAT w Polsce wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jako faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Obowiązek wszedł w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Do końca 2026 r. poza KSeF mogą jeszcze wystawiać faktury m.in. podatnicy, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie.

Powiedzmy to wprost: PDF z KeenInvoice nie jest fakturą w KSeF i nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, fakturę VAT wystaw w programie połączonym z KSeF albo w bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów. Przepisy przewidują wyjątki i okresy przejściowe – sprawdź z księgową, czy któryś dotyczy Ciebie.

Do czego więc przyda się ten generator? Do wszystkiego, co fakturą VAT nie jest:

• Rachunek: dla osób i firm, które nie są podatnikami VAT albo korzystają ze zwolnienia (o tym niżej).
• Faktura proforma: nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie trafia do KSeF – zobacz fakturę proforma.
• Oferty, kosztorysy i zamówienia: dokumenty handlowe przed transakcją – oferta, kosztorys, zamówienie.
• Pokwitowania: potwierdzenie, że pieniądze wpłynęły – pokwitowanie.
• Szkice i podgląd: żeby uzgodnić z klientem pozycje i kwoty, zanim wystawisz fakturę w KSeF.

Jak wystawić rachunek lub fakturę

Dokument powyżej ma już rozsądne ustawienia domyślne. Przejdź go od góry do dołu – podgląd i sumy aktualizują się przy każdej zmianie.

1. Wpisz swoje dane. Nazwa firmy albo imię i nazwisko, adres, e-mail, telefon i NIP, jeśli go masz. Logo (PNG, JPG lub SVG) pojawi się w nagłówku.
2. Wpisz nabywcę. Nazwa lub imię i nazwisko klienta, adres i NIP firmy. Klienci z wcześniejszych dokumentów podpowiadają się podczas pisania.
3. Sprawdź numer i daty. Numer jest wypełniony i rośnie przy każdym nowym dokumencie. Termin płatności to domyślnie 14 dni, a data „Płatne do” wylicza się sama. W polu „Data sprzedaży” wpisz dzień wykonania usługi lub dostawy.
4. Dodaj pozycje. Jedna linia na towar lub usługę, z ilością i ceną jednostkową. Opisy użyte wcześniej podpowiadają się same.
5. Ustaw podatek, rabat i dostawę. Domyślnie VAT 23% od sumy; możesz wybrać „Brak”, jedną stawkę od sumy albo stawkę dla każdej pozycji, gdy łączysz 23%, 8% i 5%. Rabat podasz procentowo lub kwotowo.
6. Podaj dane do przelewu. Bank, numer konta (IBAN) i odbiorcę przelewu. Formułki typu „W tytule przelewu prosimy podać numer dokumentu” wstawisz jednym kliknięciem.
7. Pobierz PDF. Dostajesz prawdziwy PDF z ostrym tekstem i kwotą słownie – gotowy do wysłania e-mailem albo wydruku. Dokument jest już zapisany w Twojej przeglądarce.

Rachunek – gdy nie jesteś podatnikiem VAT

Rachunek to dokument sprzedaży dla tych, którzy nie wystawiają faktur VAT: przedsiębiorców zwolnionych z VAT (np. ze względu na limit sprzedaży z art. 113 ustawy o VAT), osób prowadzących działalność nierejestrowaną i innych sprzedawców spoza VAT. Rachunek nie jest fakturą, więc nie wystawia się go w KSeF. Zasady jego wystawiania określa art. 87 Ordynacji podatkowej.

Rachunek powinien zawierać co najmniej:

• Imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy.
• Datę wystawienia i datę sprzedaży (wykonania usługi).
• Numer kolejny – np. R/2026/001.
• Nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową i wartość.
• Kwotę do zapłaty cyframi i słownie.

W KeenInvoice: ustaw podatek na „Brak”, kliknij tytuł „Faktura” na dokumencie i zmień go na „Rachunek”, a numer na przykład na R/2026/001. Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego, wstaw formułkę „Zwolnienie podmiotowe z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”. Zapisz to jako szablon w „Moich szablonach” – następny rachunek zaczniesz jednym kliknięciem.

Pamiętaj, że gdy nabywca zażąda faktury, podatnik zwolniony z VAT co do zasady musi ją wystawić – a wtedy obowiązują już zasady dotyczące faktur, w tym KSeF.

Szablon faktury, który liczy za Ciebie

Wzór faktury w Wordzie czy Excelu działa, ale sam liczysz VAT, pamiętasz ostatni numer i zapisujesz kopię dla każdego klienta. Tutaj formularz jest szablonem: sumy pozycji, podatek z rozbiciem na stawki, rabat i kwota do zapłaty liczą się same, kwota słownie pisze się sama („tysiąc dwieście trzydzieści cztery złote 50/100”), a numer rośnie automatycznie.

Numeracja liczy dalej od ostatniej liczby w numerze: ustaw na przykład FV/2026/001, a kolejny dokument dostanie FV/2026/002. Domyślny prefiks INV- zmienisz w każdej chwili. Jeśli wystawiasz dokumenty w imieniu kilku firm, zapisz je jako osobne firmy – każda ma własne dane, logo, podpis, konto bankowe i własną numerację.

Dopasuj wygląd: cztery układy, 18 schematów kolorów lub dowolny kolor, format A4 lub US Letter, podpis odręczny narysowany myszką albo wgrany z pliku. Każdą etykietę można zmienić. Język dokumentu – polski, angielski, niemiecki i inne – jest niezależny od języka strony, co przydaje się przy klientach z zagranicy. Potrzebujesz wielu dokumentów naraz? Użyj generatora seryjnego i wklej dane z Excela.

Twoje dokumenty zostają na Twoim urządzeniu

KeenInvoice działa w całości w przeglądarce. Nazwy klientów, ceny i numery kont są zapisywane w pamięci przeglądarki (IndexedDB) i nigdy nie trafiają na serwer; PDF też powstaje na Twoim urządzeniu. Szczegóły znajdziesz w polityce prywatności.

Każdy dokument zapisuje się podczas pisania – możesz zamknąć kartę i wrócić później. Przycisk Nowy zaczyna kolejny: Twoje dane, logo, waluta, podatek, konto i wygląd przechodzą dalej, a numer rośnie o jeden.

Wszystko, co utworzysz, znajdziesz w Moich dokumentach: wyszukasz tam dokumenty, oznaczysz je jako wysłane, zapłacone lub po terminie, zduplikujesz stary jako wzór i wyeksportujesz CSV dla księgowej. Ponieważ nic nie leży w chmurze, wyczyszczenie danych przeglądarki usuwa też dokumenty – dlatego regularnie eksportuj kopię zapasową.