Online fatura oluşturma – ücretsiz

Önce bilin: e-Fatura, e-Arşiv ve bu araç

Türkiye’de belirli ciro eşiklerini aşan ve bazı sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler faturalarını e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sistemleri ya da GİB onaylı özel entegratörler üzerinden düzenlemek zorundadır. Bu sistemlere dahil olmayanların kâğıt faturası ise yalnızca Maliye ile anlaşmalı matbaalarda bastırılmış matbu fatura olabilir.

KeenInvoice’ta hazırladığınız PDF bir e-Fatura veya e-Arşiv Fatura değildir ve VUK’a göre geçerli bir matbu faturanın yerine de geçmez. Yasal faturanızı mükellefiyetinize uygun yoldan düzenlemeniz gerekir. Bu araç ise şunlar için çok kullanışlıdır:

• Proforma faturalar: özellikle ihracatta ön ödeme, akreditif ve ithalat izinleri için. Proforma fatura oluştur.
• Yurt dışındaki müşteriler: kendi muhasebesi için İngilizce, kalem kalem bir invoice isteyen müşteriler.
• Fiyat teklifleri ve sipariş formları: işe başlamadan önce fiyatı ve kapsamı yazılı hale getirmek için.
• Tahsilat makbuzları: aldığınız bir ödemeyi kayıt altına almak için.
• Taslaklar ve kayıtlar: faturanızı resmi sisteme girmeden önce müşterinizle mutabık kalmak veya kendi takibinizi yapmak için.

Hangi sisteme tabi olduğunuzu bilmiyorsanız mali müşavirinize veya vergi dairenize sorun. Eşikler ve kapsam zaman zaman değişir.

Fatura nasıl hazırlanır?

Yukarıdaki fatura hazır ayarlarla gelir (Türk Lirası, %20 KDV, 30 gün vade). Yukarıdan aşağıya doldurmanız yeterli; önizleme ve toplamlar her tuşta güncellenir.

1. Kendi bilgilerinizi girin. Firma unvanı veya ad soyad, açık adres, telefon ve e-posta ile vergi dairesi ve VKN (şahıslarda TCKN). İsterseniz başlığa logonuzu (PNG, JPG veya SVG) ekleyin.
2. Müşteriyi girin. “Sayın” alanına müşterinin unvanını, adresini, vergi dairesini ve vergi numarasını yazın. Mal başka bir adrese gidecekse ayrı bir teslimat adresi ekleyin. Daha önce yazdığınız müşteriler siz yazarken önerilir.
3. Numara ve tarihleri kontrol edin. Fatura numarası otomatik gelir ve her yeni faturada bir artar. Bir ödeme vadesi seçin; son ödeme tarihi kendiliğinden hesaplanır. Müşteriniz bir sipariş numarası verdiyse onu da yazın.
4. Kalemleri listeleyin. Her mal veya hizmet için bir satır; miktar ve birim fiyatla. Satır tutarları ve toplamlar otomatik hesaplanır.
5. KDV, iskonto ve kargoyu ayarlayın. Vergiyi yok, toplama tek oran (ör. %20) ya da %20 ve %10 gibi farklı oranlar için satır bazında seçin. İskonto yüzde veya tutar olarak girilebilir; kargo ve alınmış ön ödemeleri de ekleyebilirsiniz.
6. Banka bilgilerinizi yazın. Banka adı, hesap sahibi ve IBAN. “Hazır ifade ekle” ile notlara sık kullanılan cümleleri tek dokunuşla ekleyin.
7. PDF’i indirin. Net, aranabilir metinli gerçek bir PDF elde edersiniz; e-postayla gönderebilir veya yazdırabilirsiniz. Faturanız bu sırada tarayıcınıza zaten kaydedilmiştir.

Faturada bulunması gereken bilgiler

Vergi Usul Kanunu’nun 230. maddesi bir faturada hangi bilgilerin bulunacağını sayar. Bu bilgilerin her biri KeenInvoice’ta da yer alır — müşterinizin yasal faturanızla karşılaştırabileceği eksiksiz bir belge hazırlamak için:

Mal tesliminde veya hizmetin yapılmasında fatura, kural olarak teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süreyi ve diğer şekil şartlarını yasal fatura sisteminiz için de göz önünde bulundurun.

KDV oranları ve tutarın yazıyla gösterilmesi

Genel KDV oranı %20’dir; bazı mal ve hizmetlerde %10 veya %1 uygulanır. Farklı oranlı kalemleri aynı belgede gösterecekseniz vergiyi “Satır bazında” seçip her satıra kendi oranını yazın; belge, her oran için matrahı ve KDV tutarını ayrı ayrı gösterir. Fiyatlarınız KDV dahilse “Fiyatlara vergi dahil” seçeneğini açın, içindeki KDV otomatik ayrıştırılır.

Türkiye’de faturalarda tutarın yazıyla da belirtilmesi alışkanlıktır. Belge dili Türkçe olduğunda bu satır varsayılan olarak açıktır ve şöyle görünür: “Yalnız Bin İki Yüz Otuz Dört Türk Lirası Elli Kuruş”. ABD doları, euro ve sterlin tutarları da yazıyla yazılır.

KDV tevkifatı (kısmi tevkifat) otomatik hesaplanmaz. Gerekiyorsa tevkifat tutarını ve gerekçesini notlara yazın ve yasal faturanızda doğru kodla gösterin.

Yurt dışı müşteriler için İngilizce fatura (invoice örneği)

Belgenin dili sitenin dilinden bağımsızdır. Arayüz Türkçe kalırken sağdaki panelden belge dilini “English” yapın, para birimini USD, EUR veya GBP seçin: başlıklar “Invoice”, “Bill to”, “Amount due” olur. Banka bilgilerine IBAN’ın yanında SWIFT/BIC kodunu da ekleyin.

Türkiye’de vergi mükellefiyseniz, yurt dışındaki müşteriye yaptığınız satış veya verdiğiniz hizmet için de yasal belgenizi (e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya serbest meslek makbuzu) mükellefiyetinize göre ayrıca düzenlemeniz gerekir. Müşteriniz ise çoğu zaman kendi sistemine girebileceği, kendi dilinde ve kalem kalem bir invoice ister. KeenInvoice bu ikinci belge için idealdir.

Faturalarınız cihazınızda kalır

KeenInvoice tamamen tarayıcınızda çalışır. Müşteri adları, fiyatlar ve banka bilgileri tarayıcınızın deposunda (IndexedDB) saklanır, hiçbir sunucuya yüklenmez; PDF de cihazınızda oluşturulur. Ayrıntılar gizlilik politikamızda.

Her belge siz yazdıkça kaydedilir; sekmeyi kapatıp sonra devam edebilirsiniz. Yeni’ye bastığınızda firma bilgileriniz, logo, imza, para birimi, vergi ayarları, banka bilgileri ve tasarım aktarılır, numara bir artar. Birden fazla firma adına fatura kesiyorsanız her firmanın kendi bilgileri ve kendi numaralandırması olur.

Dört tasarım (Klasik, Modern, Sade, Japon), 18 renk şeması veya istediğiniz bir renk, A4 ya da US Letter kâğıt arasından seçin. Sık kullandığınız düzenleri şablon olarak kaydedin; onlarca faturayı Excel’den yapıştırarak toplu fatura oluşturma sayfasında tek seferde hazırlayın.

Hazırladığınız her şey Belgelerim sayfasındadır: arayın, gönderildi, ödendi veya vadesi geçti olarak işaretleyin, muhasebeniz için CSV aktarın. Hiçbir şey bulutta olmadığı için tarayıcı verilerini temizlemek belgelerinizi de siler; düzenli olarak yedek alın.