สร้างใบแจ้งหนี้ออนไลน์ ฟรี

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ด้านบนตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับประเทศไทยไว้แล้ว (สกุลเงินบาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% เครดิต 30 วัน และวันที่แบบ พ.ศ.) กรอกจากบนลงล่างได้เลย ตัวอย่างและยอดรวมจะอัปเดตทันที

1. กรอกข้อมูลกิจการของคุณ ชื่อบุคคลหรือชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ถ้าเป็นนิติบุคคลให้ระบุ “สำนักงานใหญ่” หรือ “สาขาที่ …” ด้วย และเพิ่มโลโก้ (PNG, JPG หรือ SVG) ได้
2. กรอกข้อมูลลูกค้า ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า (ลูกค้าที่เป็นบริษัทมักขอให้ใส่) ถ้าส่งของไปอีกที่หนึ่ง ให้เพิ่มที่อยู่จัดส่ง ลูกค้าที่เคยกรอกแล้วจะขึ้นให้เลือกขณะพิมพ์
3. ตรวจเลขที่และวันที่ เลขที่ใบแจ้งหนี้ใส่ให้อัตโนมัติและรันต่อทุกครั้งที่สร้างใบใหม่ เลือกเงื่อนไขการชำระ เช่น เครดิต 30 วัน แล้ววันครบกำหนดจะคำนวณให้เอง ถ้าลูกค้าให้เลขที่ใบสั่งซื้อ (PO) มา ก็ใส่ไว้ด้วย
4. ใส่รายการสินค้าหรือบริการ หนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งรายการ พร้อมจำนวนและราคาต่อหน่วย จำนวนเงินและยอดรวมคำนวณให้อัตโนมัติ
5. ตั้งค่าภาษี ส่วนลด และค่าขนส่ง เลือกภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% จากยอดรวม แยกตามรายการ หรือ “ไม่มี” ถ้าคุณไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ถ้าตั้งราคาแบบรวม VAT แล้ว ให้เปิด “ราคารวมภาษีแล้ว” ส่วนลดใส่ได้ทั้งเป็น % และเป็นจำนวนเงิน และใส่เงินมัดจำที่รับไว้แล้วได้
6. บอกลูกค้าว่าจะชำระอย่างไร ใส่ชื่อธนาคาร ชื่อบัญชี เลขที่บัญชี หรือพร้อมเพย์ในช่องทางการชำระเงิน และแทรกข้อความสำเร็จรูป เช่น เรื่องหักภาษี ณ ที่จ่าย ลงในหมายเหตุได้
7. ดาวน์โหลด PDF ได้ไฟล์ PDF จริงที่ตัวอักษรไทยคมชัดและค้นหาได้ พร้อมส่งอีเมลหรือพิมพ์ จำนวนเงินตัวอักษร (เช่น “หนึ่งหมื่นเจ็ดร้อยบาทถ้วน”) แสดงใต้ยอดรวมให้แล้ว และใบแจ้งหนี้ถูกบันทึกไว้ในเบราว์เซอร์นี้เรียบร้อย

ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร

เอกสารแต่ละใบมีหน้าที่ต่างกันในการซื้อขายหนึ่งครั้ง:

บริษัทหลายแห่งมี “วันรับวางบิล” และ “วันจ่ายเช็ค” ประจำเดือน ใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปวางบิลก็คือเอกสารใบเดียวกันนี้ ถ้าลูกค้าเรียกว่า “ใบวางบิล” ให้คลิกที่หัวเอกสารแล้วเปลี่ยนชื่อได้เลย

ในทางปฏิบัติ หลายกิจการรวมเอกสารเป็นใบเดียว เช่น “ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี” หรือ “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” ซึ่งทำได้ถ้าเอกสารมีรายการครบตามที่กฎหมายกำหนด

ใบกำกับภาษี: รายการที่ต้องมี

ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกใบกำกับภาษีให้ผู้ซื้อ โดยออกได้ทั้งแบบกระดาษ หรือแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ e-Tax Invoice ของกรมสรรพากร ใบกำกับภาษีเต็มรูปโดยทั่วไปต้องมีรายการต่อไปนี้

KeenInvoice สร้างไฟล์ PDF ไม่ได้สร้าง e-Tax Invoice และไม่ได้ส่งข้อมูลไปยังกรมสรรพากร การส่ง PDF ทางอีเมลธรรมดาจึงไม่นับเป็น e-Tax Invoice (ทั้งแบบ e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Tax Invoice by Email ต้องทำผ่านระบบตามที่กรมสรรพากรกำหนด) ถ้าคุณออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษ ให้พิมพ์เอกสารออกมา ส่งต้นฉบับให้ผู้ซื้อ และเก็บสำเนาไว้

ถ้าคุณยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (โดยทั่วไปคือรายได้ไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี) คุณออกใบกำกับภาษีไม่ได้ ให้ตั้งภาษีเป็น “ไม่มี” และใช้ชื่อเอกสารว่าใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงิน รายละเอียดและข้อยกเว้นมีอีกมาก ความถูกต้องครบถ้วนของเอกสารเป็นความรับผิดชอบของคุณ ตรวจสอบกับนักบัญชีหรือกรมสรรพากรก่อนใช้งานจริง

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย บนใบแจ้งหนี้

เมื่อลูกค้าที่เป็นนิติบุคคลจ่ายค่าบริการให้คุณ ลูกค้ามักต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ส่วนหนึ่ง แล้วออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้คุณเก็บไว้ใช้เครดิตภาษีตอนยื่นแบบ อัตราที่พบบ่อยคือ 3% สำหรับค่าบริการและค่าวิชาชีพ 5% ค่าเช่า 2% ค่าโฆษณา และ 1% ค่าขนส่ง โดยคิดจากยอดก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม สำหรับค่าบริการ โดยทั่วไปจะหักเมื่อจ่ายครั้งละ 1,000 บาทขึ้นไป

ใบแจ้งหนี้ยังคงแสดงยอดเต็ม ลูกค้าจะโอนยอดสุทธิหลังหักภาษี KeenInvoice ไม่ได้หักภาษี ณ ที่จ่ายให้อัตโนมัติ แต่คุณแทรกข้อความสำเร็จรูปเรื่อง 50 ทวิ หรือเขียนยอดสุทธิไว้ในหมายเหตุได้ ตัวอย่าง:

อัตราและเงื่อนไขขึ้นกับประเภทเงินได้และผู้รับเงิน หากไม่แน่ใจให้สอบถามนักบัญชีของคุณหรือของลูกค้า

แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ที่คำนวณให้เอง

แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ใน Excel หรือ Word ก็ใช้ได้ แต่คุณต้องคำนวณเอง จำเลขที่ใบล่าสุดเอง และเซฟไฟล์ใหม่ทุกครั้ง ที่นี่ตัวฟอร์มคือเทมเพลต ยอดแต่ละรายการ ภาษี ส่วนลด และยอดค้างชำระคำนวณให้อัตโนมัติ เลขที่รันต่อเอง และใบแจ้งหนี้ทุกใบอยู่ในรายการเดียว

ปรับให้เป็นสไตล์ของกิจการคุณ เลือกรูปแบบคลาสสิก โมเดิร์น มินิมอล หรือแบบญี่ปุ่น เลือกโทนสีจาก 18 แบบหรือสีใดก็ได้ และกระดาษ A4 หรือ US Letter ทุกหัวข้อบนเอกสารแก้ไขได้ เช่น เปลี่ยน “จำนวน” เป็น “ชั่วโมง” ภาษาของเอกสารเลือกแยกจากภาษาของเว็บไซต์ได้ จึงออกใบแจ้งหนี้ภาษาอังกฤษให้ลูกค้าต่างประเทศได้ด้วย

ต้องการเอกสารอื่น? ใช้ใบเสร็จรับเงินเมื่อได้รับเงินแล้ว ใบเสนอราคาก่อนเริ่มงาน ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเมื่อต้องเก็บเงินก่อนส่งของ หรือใบลดหนี้เมื่อต้องลดยอดในใบที่ส่งไปแล้ว ถ้าต้องออกหลายใบพร้อมกัน ใช้การสร้างใบแจ้งหนี้ทีละหลายใบ

ใบแจ้งหนี้ของคุณอยู่ในเครื่องของคุณ

KeenInvoice ทำงานในเบราว์เซอร์ทั้งหมด ชื่อลูกค้า ราคา และเลขบัญชีธนาคารถูกเก็บในพื้นที่จัดเก็บของเบราว์เซอร์ (IndexedDB) ไม่มีการอัปโหลดขึ้นเซิร์ฟเวอร์ และ PDF ก็สร้างบนเครื่องของคุณ อ่านรายละเอียดได้ในนโยบายความเป็นส่วนตัว

ใบแจ้งหนี้บันทึกอัตโนมัติขณะพิมพ์ ปิดแท็บแล้วกลับมาทำต่อได้ กดสร้างใหม่เพื่อเริ่มใบถัดไป ข้อมูลกิจการ โลโก้ สกุลเงิน ภาษี ช่องทางการชำระเงิน และรูปแบบจะตามมาด้วย และเลขที่รันต่อ (INV-0009 เป็น INV-0010) ถ้ามีหลายกิจการ บันทึกแต่ละกิจการเป็นโปรไฟล์ที่มีข้อมูลและเลขที่เอกสารของตัวเองได้

เอกสารทั้งหมดอยู่ที่เอกสารของฉัน ค้นหา ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว ชำระแล้ว หรือเกินกำหนด ทำสำเนาจากใบเก่า หรือส่งออก CSV ให้ฝ่ายบัญชีได้ เนื่องจากไม่มีอะไรเก็บบนคลาวด์ การล้างข้อมูลเบราว์เซอร์จะลบใบแจ้งหนี้ไปด้วย จึงควรส่งออกไฟล์สำรองเก็บไว้เป็นระยะ