Выставить счёт на оплату онлайн

Как выставить счёт на оплату

Бланк счёта выше уже настроен под Россию: рубли, НДС 22%, даты в формате 19.10.2026 и сумма прописью. Заполняйте сверху вниз — итоги пересчитываются на ходу.

1. Укажите свои реквизиты. Название ООО или ИП, ИНН и КПП (у ИП — только ИНН), ОГРН или ОГРНИП, адрес, телефон и e-mail. Логотип (PNG, JPG или SVG) появится в шапке счёта.
2. Укажите покупателя. Название, ИНН/КПП и адрес. Если товар нужно отгрузить в другое место, добавьте грузополучателя. Клиенты, которым вы уже выставляли счета, подставляются при вводе.
3. Проверьте номер, дату и основание. Номер подставляется сам и растёт с каждым новым счётом. Срок оплаты по умолчанию — 7 дней, дата «Оплатить до» считается автоматически. В поле «Основание» можно написать, например, «Договор № 15 от 01.09.2026».
4. Перечислите товары и услуги. По строке на позицию: наименование, количество и цена. Единицу измерения (шт., ч, усл.) удобно указать в подробностях под наименованием.
5. Настройте НДС, скидку и доставку. Без налога, одна ставка на всю сумму или своя ставка в каждой строке. Если цены уже с НДС, включите «Цены включают налог» — в итогах появится строка «в т. ч. НДС».
6. Добавьте банковские реквизиты. Банк, БИК, расчётный и корреспондентский счёт, получатель. Они сохранятся и перейдут в следующий счёт.
7. Скачайте PDF. Получится настоящий PDF с чётким текстом, который можно отправить по почте или в мессенджер. Счёт к этому моменту уже сохранён в браузере.

Какие реквизиты указать в счёте

Счёт на оплату — документ свободной формы: закон не задаёт его обязательный вид, и это не первичный учётный документ. Но бухгалтерия покупателя ждёт привычный набор данных, без которого платёж задержится. Вот он и где его указать в KeenInvoice:

Печать для ООО с 2016 года не обязательна. Если вы привыкли ставить печать, загрузите скан подписи с печатью в PNG как изображение подписи.

Нужно другое поле — например, «Срок поставки» или «Код по ОКПО»? Нажмите «Добавить поле»: оно появится под датами и сохранится в следующих счетах.

НДС в 2026 году, «Без НДС» и самозанятые

С 1 января 2026 года основная ставка НДС — 22%. Для части продуктов, детских и медицинских товаров действует 10%, для экспорта — 0%. Если в одном счёте есть позиции с разными ставками, выберите налог «По строкам» и укажите ставку у каждой позиции: в итогах НДС будет разбит по ставкам.

Организации и ИП на УСН с 2025 года считаются плательщиками НДС, но освобождаются от него, пока доход за предыдущий год не превышает порог (в 2026 году — 20 млн ₽). Тогда в счёте пишут «Без НДС»: выберите налог «Без налога» и вставьте готовую фразу «Без НДС на основании п. 1 ст. 145 НК РФ». Выше порога можно платить НДС по общей или пониженной ставке 5% или 7% — её достаточно ввести вручную. Пороги и правила меняются, поэтому сверьтесь с бухгалтером.

Самозанятые (налог на профессиональный доход) НДС не платят и могут выставлять счета заказчикам. Но чек о полученной оплате всё равно нужно сформировать в приложении «Мой налог» — счёт из KeenInvoice его не заменяет.

Счёт, счёт-фактура, УПД и акт: в чём разница

Счета-фактуры и УПД оформляются по правилам Налогового кодекса и всё чаще передаются в электронном виде через операторов ЭДО. Для них нужна бухгалтерская программа или сервис ЭДО. KeenInvoice хорош для того, что требует скорости и свободной формы: счёт на оплату, коммерческое предложение, смета, проформа-инвойс для зарубежного партнёра или квитанция о полученных деньгах.

Бланк счёта, который считает сам

Бланк счёта на оплату в Word или Excel тоже работает, но считать, помнить последний номер и писать сумму прописью придётся вручную. Здесь бланк и есть шаблон: суммы по строкам, НДС, скидки и остаток к оплате считаются сами, номер продолжается, сумма прописью пишется по правилам («Одна тысяча двести тридцать четыре рубля 50 копеек»), а все счета хранятся в одном списке.

Оформите счёт в своём стиле: четыре дизайна (Классика, Модерн, Минимал и Японский), 18 цветовых схем или любой свой цвет, бумага A4 или US Letter. Любую подпись на бланке можно переименовать — «Кол-во» в «Часы», «Покупатель» в «Заказчик». Язык документа не зависит от языка сайта, так что счёт для зарубежного клиента можно сделать на английском.

Нужно выставить много счетов сразу — например, ежемесячную абонентскую плату? Воспользуйтесь пакетным созданием счетов: заполните таблицу или вставьте её из Excel. Работаете от нескольких ООО или ИП? Сохраните каждое как компанию — со своими реквизитами, подписью и отдельной нумерацией.

Ваши счета остаются на вашем устройстве

KeenInvoice работает целиком в браузере. Названия клиентов, цены и банковские реквизиты хранятся в хранилище браузера и никогда не загружаются на сервер, а PDF создаётся на вашем устройстве. Подробности — в политике конфиденциальности.

Каждый счёт сохраняется по мере ввода: закройте вкладку и продолжите позже. Кнопка Новый начинает следующий счёт: реквизиты, логотип, валюта, налог, банк и оформление переносятся, а номер продолжается (INV-0009 → INV-0010). Номер можно поменять на свой, например 2026-001, — следующий станет 2026-002.

Всё созданное собрано в разделе Мои документы: поиск, статусы «Отправлен», «Оплачен» и «Просрочен», копирование старого счёта и выгрузка CSV для бухгалтерии. Облака нет, поэтому очистка данных браузера удалит и счета — время от времени делайте резервную копию.