Rechnung schreiben – kostenlos

So schreiben Sie eine Rechnung

Die Rechnung oben ist bereits mit sinnvollen Voreinstellungen angelegt. Gehen Sie sie einfach von oben nach unten durch – Vorschau und Summen aktualisieren sich bei jeder Eingabe.

1. Ihre Absenderangaben eintragen. Name oder Firma, vollständige Anschrift, E-Mail und Telefon sowie Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. Ein Logo (PNG, JPG oder SVG) erscheint auf Wunsch im Kopf der Rechnung.
2. Den Kunden eintragen. Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers. Geht die Ware an einen anderen Ort, fügen Sie eine separate Lieferadresse hinzu. Kunden, denen Sie schon einmal eine Rechnung geschrieben haben, werden beim Tippen vorgeschlagen.
3. Rechnungsnummer und Daten prüfen. Die Rechnungsnummer ist vorausgefüllt und zählt mit jeder neuen Rechnung weiter. Wählen Sie ein Zahlungsziel – voreingestellt sind 14 Tage –, und das Fälligkeitsdatum wird automatisch berechnet. Im Feld „Leistungsdatum“ tragen Sie ein, wann Sie geliefert oder die Leistung erbracht haben.
4. Positionen auflisten. Eine Zeile pro Produkt oder Leistung, mit Menge und Einzelpreis. Beschreibungen, die Sie früher verwendet haben, werden vorgeschlagen.
5. Umsatzsteuer, Rabatt und Versand festlegen. Wählen Sie keine Steuer, einen Satz auf den Gesamtbetrag (z. B. 19 %) oder einen Satz pro Zeile, wenn Sie 7 % und 19 % mischen. Rabatte gehen in Prozent oder als fester Betrag; dazu kommen Versandkosten und bereits erhaltene Anzahlungen.
6. Zahlungsweg angeben. IBAN, BIC und Kontoinhaber gehören in die Bankverbindung, Zahlungshinweise oder Skonto in „Hinweise“ oder „Bedingungen“.
7. PDF herunterladen. Sie erhalten ein echtes PDF mit scharfem, durchsuchbarem Text – bereit zum Versand per E-Mail oder zum Ausdrucken. Gespeichert ist Ihre Rechnung zu diesem Zeitpunkt bereits in Ihrem Browser.

Eine ausführlichere Anleitung mit Beispielen finden Sie in unserem Artikel How to make an invoice (Englisch).

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Damit Ihr Kunde die Vorsteuer abziehen kann und die Rechnung beim Finanzamt Bestand hat, muss eine Rechnung in Deutschland bestimmte Angaben enthalten. Die wichtigsten – und wo Sie sie in KeenInvoice eintragen:

Verkaufen Sie etwa Bücher (7 %) und Zubehör (19 %) auf einer Rechnung, stellen Sie die Steuer auf „Pro Zeile“ und tragen Sie den Satz je Position ein. Die Rechnung weist dann Nettobetrag und Umsatzsteuer für jeden Steuersatz getrennt aus.

In Sonderfällen kommen weitere Angaben hinzu, zum Beispiel im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto, der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ beim Reverse-Charge-Verfahren oder die USt-IdNr. Ihres Kunden bei Leistungen in andere EU-Staaten. Haben Sie am Tag der Rechnung geliefert, genügt der Textbaustein „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum.“

Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und Kleinbetragsrechnungen

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus – auch nicht mit 0 %. Seit 2025 gilt die Regelung, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet.

So geht es: Stellen Sie die Steuer auf „Keine“ und fügen Sie unter „Hinweise“ über „Textbaustein einfügen“ den Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ ein. Beide Einstellungen werden in Ihre nächsten Rechnungen übernommen. Alle anderen Pflichtangaben – Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Ihre Steuernummer – gehören trotzdem auf die Rechnung.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) genügen weniger Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz – eine Rechnungsnummer und die Anschrift des Kunden sind dann nicht vorgeschrieben.

E-Rechnung: Was gilt seit 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen zwischen Unternehmen weiterhin auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF verschickt werden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € haben dafür bis Ende 2027 Zeit. Danach ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich Pflicht.

Wichtig: Ein PDF ist keine E-Rechnung in diesem Sinne. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. KeenInvoice erstellt PDF-Rechnungen, keine E-Rechnungen. Dafür sind sie gut geeignet:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C): Für sie gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
• Kunden im Ausland: Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind.
• B2B in der Übergangszeit: solange Papier- oder PDF-Rechnungen für Sie noch zulässig sind.
• Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen, und Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen.

Die Regeln haben Ausnahmen und Feinheiten. Klären Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater, ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen und welches Format Ihre Kunden erwarten.

Rechnungen in Österreich und der Schweiz

KeenInvoice funktioniert auch für Österreich und die Schweiz: Währung und Steuersätze sind frei wählbar. In Österreich beträgt der Normalsteuersatz 20 % (ermäßigt 10 % bzw. 13 %); die Rechnungsmerkmale regelt § 11 UStG, und statt von der USt-IdNr. spricht man von der UID-Nummer.

In der Schweiz rechnen Sie in CHF mit 8,1 % MWST (reduziert 2,6 %, Beherbergung 3,8 %) und geben Ihre UID mit dem Zusatz „MWST“ an. Den Namen der Steuer legen Sie selbst fest – etwa „MwSt.“ oder „MWST“ statt „USt.“. Beträge werden in der Schreibweise der Dokumentsprache formatiert, also zum Beispiel 1.234,50 €.

Eine Rechnungsvorlage, die mitrechnet

Eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel funktioniert – aber Sie rechnen selbst, merken sich die letzte Rechnungsnummer und speichern für jeden Kunden eine neue Kopie. Hier ist das Formular die Vorlage: Zeilensummen, Umsatzsteuer, Rabatte und offener Betrag berechnen sich von selbst, die Nummer zählt weiter, und alle Rechnungen stehen in einer Liste.

Passen Sie die Rechnung an Ihr Unternehmen an: Wählen Sie eines von vier Designs – Klassisch, Modern, Minimal oder Japanisch –, eine beliebige Akzentfarbe und A4 oder US Letter. Jede Beschriftung ist änderbar, aus „Menge“ wird so zum Beispiel „Stunden“. Die Sprache des Dokuments (Deutsch, Englisch, Spanisch oder Japanisch) ist unabhängig von der Sprache dieser Website – praktisch für Kunden im Ausland. Auf Wunsch steht der Betrag zusätzlich in Worten auf der Rechnung.

Sie brauchen etwas anderes als eine Rechnung? Bestätigen Sie eine Zahlung mit einer Quittung, nennen Sie Ihren Preis vorab in einem Angebot oder Kostenvoranschlag, stellen Sie bei Vorkasse eine Proformarechnung aus, oder korrigieren Sie eine versendete Rechnung mit einer Rechnungskorrektur.

Ihre Rechnungen bleiben auf Ihrem Gerät

KeenInvoice läuft vollständig in Ihrem Browser. Kundennamen, Preise und Bankdaten werden im Speicher Ihres Browsers abgelegt und nie auf einen Server hochgeladen; auch das PDF entsteht auf Ihrem Gerät. Details lesen Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Jede Rechnung wird beim Tippen gespeichert – Sie können den Tab schließen und später weitermachen. Mit Neu beginnen Sie die nächste: Ihre Absenderangaben, Logo, Währung, Steuereinstellungen, Bankverbindung und Design werden übernommen, und die Nummer zählt weiter (aus RE-0009 wird RE-0010). Das voreingestellte Präfix INV- können Sie jederzeit ändern, etwa in RE- oder RE-2026-.

Alles, was Sie erstellen, finden Sie unter Meine Dokumente. Dort können Sie suchen, Rechnungen als versendet, bezahlt oder überfällig markieren, eine alte Rechnung als Vorlage duplizieren oder eine CSV-Datei für Ihre Buchhaltung exportieren. Da nichts in der Cloud liegt, löscht das Leeren der Browserdaten auch Ihre Rechnungen – exportieren Sie deshalb regelmäßig ein Backup und bewahren Sie es sicher auf.