Kostenvoranschlag erstellen

So erstellen Sie einen Kostenvoranschlag

Ihre Betriebsangaben eintragen, dazu Ihr Logo und bei Bedarf eine Handwerkskammer- oder Registernummer als eigenes Feld.
Den Kunden eintragen unter „Für“ und das Vorhaben oder die Baustelle unter „Projekt“.
„Gültig bis“ festlegen. Materialpreise schwanken – ein Kostenvoranschlag sollte nicht unbegrenzt gelten. Voreingestellt sind 30 Tage.
Arbeitszeit und Material getrennt aufführen. Zum Beispiel „Fliesenarbeiten, Stunden“ und „Feinsteinzeug 60 × 60 cm, m²“. Die Spalte „Menge“ können Sie in „Std.“ umbenennen.
Umsatzsteuer und Rabatt ergänzen. Bei Bedarf mit einem Steuersatz pro Zeile.
Annahmen in den Hinweisen festhalten. Zugang zur Baustelle, Genehmigungen, was bei verdeckten Schäden passiert.
PDF herunterladen. Es enthält eine Annahmezeile, mit der Ihr Kunde den Auftrag erteilen kann.

Kostenvoranschlag oder Angebot?

Beide kommen vor dem Auftrag, versprechen aber Unterschiedliches:

	Kostenvoranschlag	Angebot
Verbindlichkeit	Unverbindliche, fachkundige Schätzung	Verbindlicher Preis
Endabrechnung	Darf abweichen, aber nicht wesentlich	Entspricht dem Angebot, solange sich der Umfang nicht ändert
Typisch für	Reparaturen, Renovierung, Kfz-Werkstatt, Handwerk mit Unwägbarkeiten	Klar umrissene Leistungen

Sind Sie sich beim Umfang sicher und wollen einen festen Preis zusagen, nutzen Sie stattdessen die Angebotsvorlage. Ein Kostenvoranschlag, für dessen Richtigkeit Sie ausdrücklich garantieren, wirkt im Ergebnis wie ein Festpreis.

Wie weit darf ein Kostenvoranschlag überschritten werden?

Das regelt § 649 BGB: Zeigt sich, dass die Arbeit nur mit einer wesentlichen Überschreitung des Kostenvoranschlags möglich ist, müssen Sie das dem Kunden unverzüglich mitteilen. Der Kunde kann den Vertrag dann kündigen und schuldet nur die bis dahin erbrachte Leistung.

Was „wesentlich“ ist, legt das Gesetz nicht fest. Als Faustregel werden oft 15 bis 20 % genannt; Gerichte entscheiden im Einzelfall aber auch strenger oder großzügiger. Melden Sie Mehrkosten deshalb früh und schriftlich – und erstellen Sie bei größeren Änderungen einen neuen Kostenvoranschlag, indem Sie den alten unter Meine Dokumente duplizieren.

Ist ein Kostenvoranschlag kostenpflichtig?

Im Zweifel nicht: Nach § 632 Abs. 3 BGB ist ein Kostenvoranschlag nicht zu vergüten. Wenn Sie für aufwendige Kostenvoranschläge – etwa mit Vor-Ort-Termin oder Fehlersuche – Geld verlangen möchten, vereinbaren Sie das vorher ausdrücklich mit dem Kunden.

Vom Kostenvoranschlag zur Rechnung

Ist der Auftrag erledigt, öffnen Sie Meine Dokumente und wählen beim Kostenvoranschlag In Rechnung umwandeln. Kunde und Positionen werden in eine neue Rechnung übernommen; Sie passen nur noch die tatsächlichen Mengen an und ergänzen das Leistungsdatum.

Kostenvoranschläge werden beim Tippen in Ihrem Browser gespeichert, nichts wird hochgeladen. Positionen, die Sie oft verwenden – etwa Ihre üblichen Stundensätze –, werden beim nächsten Mal vorgeschlagen.

Häufige Fragen

Ist die Vorlage für Kostenvoranschläge kostenlos?

Ja. Kein Konto, kein Wasserzeichen, keine Begrenzung.

Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?

In der Regel nicht – er ist eine Schätzung. Wesentlich überschreiten dürfen Sie ihn aber nur, wenn Sie den Kunden rechtzeitig informieren; der kann den Auftrag dann kündigen (§ 649 BGB).

Um wie viel Prozent darf ein Kostenvoranschlag überschritten werden?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Als Faustregel gelten oft 15 bis 20 %; im Einzelfall kann ein Gericht auch anders entscheiden. Informieren Sie Ihren Kunden lieber zu früh als zu spät.

Wie zeige ich Arbeitszeit und Material getrennt?

Legen Sie getrennte Positionen an, etwa „Arbeitszeit – …“ und „Material – …“. Die Spaltenbeschriftungen lassen sich ändern, zum Beispiel „Menge“ in „Std.“.

Kann der Kunde den Kostenvoranschlag unterschreiben?

Ja. Das PDF enthält eine Zeile „Angenommen von (Name, Unterschrift)“ mit Datum.

Kann ich einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umwandeln?

Ja. Wählen Sie unter Meine Dokumente In Rechnung umwandeln, und es entsteht eine neue Rechnung mit allen Positionen.

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