Rechnungskorrektur erstellen

Warum „Rechnungskorrektur“ und nicht „Gutschrift“?

Im Alltag wird eine nachträgliche Minderung oft „Gutschrift“ genannt. Im Umsatzsteuerrecht bedeutet Gutschrift aber etwas anderes: eine Rechnung, die nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger ausstellt (§ 14 Abs. 2 UStG) – etwa wenn ein Verlag die Honorare seiner Autoren abrechnet. Ein solches Dokument muss ausdrücklich die Angabe „Gutschrift“ tragen.

Damit es keine Verwechslung gibt, heißt das Dokument in KeenInvoice Rechnungskorrektur. Wie jede Beschriftung können Sie den Titel ändern, etwa in „Stornorechnung“ – und auch die Bezeichnung der Summe („Gutschriftbetrag“) zum Beispiel in „Korrekturbetrag“.

Wann Sie eine Rechnung korrigieren oder stornieren

Eine verschickte Rechnung sollten Sie nicht einfach ändern oder löschen. Die Originalrechnung bleibt in Ihren Unterlagen, und die Korrektur dokumentiert, was sich geändert hat. Typische Anlässe:

• Fehlerhafte Angaben: falscher Preis, falsche Menge, falscher Steuersatz oder eine fehlende Pflichtangabe.
• Rücksendung: Der Kunde hat die Ware ganz oder teilweise zurückgeschickt.
• Nachträglicher Preisnachlass: etwa ein Kulanzrabatt oder ein Bonus.
• Stornierung: Der Auftrag oder ein Teil davon findet nicht statt.
• Mängel: eine Minderung statt Ersatzlieferung.

Bei einer Stornorechnung heben Sie die ursprüngliche Rechnung vollständig auf und stellen bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung aus. Bei einer Rechnungskorrektur im engeren Sinne weisen Sie nur die Änderung aus, zum Beispiel den Differenzbetrag.

So erstellen Sie eine Rechnungskorrektur

1. Ihre Angaben eintragen – genau so, wie sie auf der Originalrechnung stehen.
2. Den Kunden eintragen im Feld „An“.
3. Die Originalrechnung angeben. Tragen Sie im Feld „Zur Rechnung“ Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung ein, zum Beispiel „RE-0042 vom 03.10.2026“. Ohne diesen eindeutigen Bezug erkennt das Finanzamt die Korrektur unter Umständen nicht an.
4. Der Korrektur eine eigene Nummer geben. Voreingestellt ist ein eigener Nummernkreis (CN-0001); Sie können das Präfix ändern, etwa in KR-.
5. Die korrigierten Positionen auflisten, mit Menge und Betrag, und den Grund in den Hinweisen erklären.
6. Denselben Steuersatz wie in der Originalrechnung verwenden, damit die Umsatzsteuer um den richtigen Betrag gemindert wird.
7. PDF herunterladen und an den Kunden schicken.

Was eine Rechnungskorrektur enthalten muss

• Eindeutige Bezeichnung: „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“, damit sie nicht für eine neue Rechnung gehalten wird.
• Eigene Nummer und Datum.
• Bezug auf die Originalrechnung: Nummer und Datum – der Bezug muss spezifisch und eindeutig sein (§ 31 Abs. 5 UStDV).
• Angaben beider Parteien: wie auf der Originalrechnung.
• Korrigierte Positionen und Grund.
• Steuerliche Auswirkung: Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag der Korrektur, wenn die Originalrechnung Umsatzsteuer enthielt.
• Wie es weitergeht: ob der Betrag erstattet oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.

Wurde auf der Originalrechnung zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, schulden Sie diesen Betrag, bis die Rechnung berichtigt ist (§ 14c UStG). Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Eine Rechnungskorrektur bewegt selbst kein Geld: Ist die Rechnung noch offen, zahlt der Kunde den geminderten Betrag; ist sie bezahlt, erstatten Sie die Differenz oder verrechnen sie mit der nächsten Rechnung. Bewahren Sie jede Korrektur zusammen mit der Originalrechnung unter Meine Dokumente auf.