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Quando emitir uma nota de crédito

Depois que uma fatura foi enviada, o jeito limpo de mudá-la não é editar nem apagar, e sim emitir uma nota de crédito contra ela. Motivos comuns:

  • Devolução: o cliente devolveu parte ou todo o pedido.
  • Cobrança a maior: preço, quantidade ou imposto errado na fatura original.
  • Desconto posterior: um abatimento comercial ou bonificação por volume.
  • Serviço cancelado: o trabalho, ou parte dele, não vai acontecer.
  • Produto com defeito: um crédito parcial em vez da troca.

Guardar a fatura original e a nota de crédito lado a lado dá a você e ao seu contador uma trilha clara do que aconteceu. É também o que clientes no exterior esperam receber (“credit note”) quando uma invoice precisa ser corrigida.

Como fazer uma nota de crédito

  1. Coloque os dados da sua empresa como aparecem na fatura original.
  2. Informe o cliente.
  3. Escreva o número da fatura original no campo “Fatura original”. A nota de crédito deve sempre apontar para o documento que corrige.
  4. Dê à nota de crédito um número próprio, de preferência numa série separada, como CN-0001.
  5. Liste o que está sendo creditado, com quantidades e preços, e explique o motivo nas observações.
  6. Use a mesma moeda e as mesmas alíquotas da fatura original, para o crédito bater.
  7. Baixe o PDF e envie ao cliente.

O que uma nota de crédito deve ter

  • As palavras “Nota de crédito”: para não ser confundida com uma fatura.
  • Número e data da nota de crédito.
  • Número e data da fatura original: o elo com a cobrança corrigida.
  • Dados das duas partes: como na fatura original, com CNPJ ou CPF.
  • Itens e valores creditados: com o motivo.
  • Impostos creditados, se houver: base, alíquota e valor.
  • O que acontece agora: se o valor será devolvido ou abatido da próxima fatura.

Nota de crédito e nota fiscal no Brasil

A nota de crédito feita aqui é um documento comercial: ajusta uma fatura ou cobrança entre você e o cliente. Ela não corrige uma nota fiscal. Se a operação original foi registrada com NF-e ou NFS-e, o ajuste fiscal é feito no próprio sistema oficial — conforme o caso, com cancelamento dentro do prazo, nota de devolução, carta de correção ou outro documento previsto na legislação. Pergunte ao seu contador qual é o certo para você.

O que éQuem emite
Nota de créditoDocumento que reduz o que o cliente deve numa faturaO vendedor
ReembolsoO dinheiro de fato devolvido ao clienteO vendedor, depois da nota de crédito ou da devolução
Nota de débitoDocumento que aumenta um valor devido, como juros ou despesasO vendedor, ou o comprador, conforme o costume

A nota de crédito, sozinha, não movimenta dinheiro. Se a fatura não foi paga, o cliente paga o saldo reduzido; se já foi paga, você devolve a diferença ou o crédito fica para a próxima fatura. Guarde cada nota de crédito junto da fatura que ela corrige em Meus documentos.

Perguntas frequentes

Não posso simplesmente editar ou apagar a fatura original?

Depois de enviada, é melhor não. Emita uma nota de crédito, para a numeração continuar intacta e o histórico mostrar o que aconteceu.

A nota de crédito precisa citar a fatura original?

Sim. Coloque o número da fatura original no campo “Fatura original” para o cliente e o seu contador ligarem uma à outra.

A nota de crédito precisa de numeração própria?

Sim. Cada nota de crédito precisa de um número único; muitas empresas usam uma série separada, como CN-0001.

Pode ser só de uma parte da fatura?

Pode. Liste só os itens ou o valor creditado, como um produto devolvido ou uma diferença de preço.

Nota de crédito é a mesma coisa que reembolso?

Não. A nota de crédito reduz o que é devido; o reembolso é o dinheiro devolvido. O reembolso costuma vir depois da nota de crédito quando a fatura já foi paga.

Ela substitui o cancelamento ou a devolução da NF-e?

Não. Ajustes de nota fiscal são feitos no sistema oficial. A nota de crédito do KeenInvoice serve para acertar a cobrança com o cliente e manter seu controle em ordem.

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