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Como fazer um recibo
- Coloque seus dados. Seu nome ou o da sua empresa, endereço, contato e CPF ou CNPJ, e seu logotipo se tiver.
- Diga quem pagou. O nome vai em “Recebido de”, de preferência com CPF ou CNPJ. Quem você já cadastrou aparece como sugestão.
- Confira o número e a data do pagamento. O número avança sozinho; use a data em que o dinheiro realmente entrou.
- Anote a forma de pagamento. Dinheiro, Pix, cartão, transferência ou cheque, com o número do comprovante se houver.
- Descreva o que foi pago. Uma linha por produto ou serviço, ou uma linha só, como “Aluguel de março/2026”.
- Ligue o valor por extenso. No painel, ative “Valor por extenso” e o recibo mostra, por exemplo, “Quinhentos reais”.
- Assine e baixe o PDF. Adicione sua assinatura (desenhada, digitada ou enviada como imagem). Todo recibo sai com o carimbo PAGO, para não restar dúvida de que o valor foi quitado.
O que um recibo deve ter
- Número do recibo: para você e o pagador se referirem a este pagamento depois.
- Quem pagou e quem recebeu: nome completo e CPF ou CNPJ dos dois.
- Valor recebido: em números e por extenso, que evita rasuras e dúvidas.
- Referente a quê: o produto, o serviço ou o período pago (por exemplo, aluguel de 1º a 31 de março).
- Forma de pagamento: dinheiro, Pix, transferência, cartão ou cheque.
- Local e data: onde e quando o pagamento foi feito.
- Assinatura de quem recebeu: é ela que dá valor de quitação ao recibo.
Se o pagamento for parcial, deixe claro nas observações quanto ainda falta e até quando.
Recibo de aluguel e recibo de prestação de serviço
O recibo de aluguel é um dos mais usados: o inquilino guarda como prova de pagamento e, muitas vezes, para a declaração do Imposto de Renda. Um bom recibo de aluguel identifica locador e locatário com CPF, traz o endereço do imóvel, o mês de referência e o valor, e pode separar aluguel, condomínio e IPTU em linhas diferentes.
Para o mês seguinte, abra o recibo anterior em Meus documentos e duplique; depois troque a data e o mês. Ou clique em Novo: seus dados continuam, o número avança e o nome do inquilino aparece como sugestão.
O recibo de prestação de serviço serve para autônomos e profissionais liberais registrarem que receberam por um trabalho. Ele comprova o pagamento, mas não substitui a nota fiscal quando ela é exigida. E não confunda com o RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo), que a empresa contratante emite com as retenções de INSS, IRRF e ISS: o KeenInvoice não calcula essas retenções.
Recibo não é nota fiscal
Cada documento tem um papel diferente numa venda:
| Documento | Quando | O que diz |
|---|---|---|
| Orçamento | Antes do serviço ou da venda | Quanto vai custar |
| Fatura | Na entrega ou depois | Quanto se deve e até quando |
| Nota fiscal | Na venda ou na prestação do serviço, quando exigida | O registro fiscal oficial da operação |
| Recibo | Depois do pagamento | Este valor já foi pago |
O recibo comprova a quitação; ele não substitui a nota fiscal quando a lei exige uma. Um caso importante: desde 2025, profissionais de saúde que atendem como pessoa física (médicos, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas e outros) devem emitir os recibos dos pacientes pelo app Receita Saúde, da Receita Federal, para que valham na declaração do Imposto de Renda. Nesse caso, use o app oficial.
Um modelo de recibo que guarda o histórico
Cada recibo que você faz fica salvo neste navegador e aparece em Meus documentos. Busque por pagador, exporte um CSV para a sua contabilidade ou baixe um backup para levar tudo a outro aparelho. Como nada é enviado, esse backup é a única cópia fora deste navegador: guarde em lugar seguro.
Perguntas frequentes
O gerador de recibo é grátis?
Sim. Sem cadastro, sem marca d’água e sem limite de recibos.
Como coloco o valor por extenso?
Ative “Valor por extenso” no painel. O recibo passa a mostrar o valor escrito, por exemplo “Mil duzentos e trinta e quatro reais e cinquenta centavos”. Funciona para reais, dólares e euros, entre outras moedas.
Posso fazer recibo de aluguel?
Pode. Coloque o inquilino em “Recebido de”, o aluguel como item e o endereço do imóvel e o mês de referência na descrição ou nas observações. Duplique o recibo todo mês em Meus documentos para ganhar tempo.
O recibo precisa ser assinado?
Sim, a assinatura de quem recebeu é o que dá valor de quitação. Você pode desenhar, digitar ou enviar a imagem da sua assinatura, ou imprimir o recibo e assinar à mão.
Recibo substitui nota fiscal?
Não. O recibo prova que um pagamento foi feito; a nota fiscal é o documento fiscal da operação e, quando exigida, é emitida pelos sistemas oficiais. O KeenInvoice não emite nota fiscal.
Posso fazer um RPA aqui?
Não do jeito completo. O RPA precisa mostrar as retenções de INSS, IRRF e, às vezes, ISS, e o KeenInvoice não calcula essas retenções. Para um recibo simples de serviço, sem retenções, ele funciona bem.
Como indico a forma de pagamento?
O recibo tem o campo Forma de pagamento: escreva dinheiro, Pix, cartão, transferência ou cheque, com o número do comprovante se houver.
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