Gerador de fatura online grátis

Como fazer uma fatura passo a passo

A fatura acima já vem pronta para preencher. Vá de cima para baixo; a visualização e os totais se atualizam na hora.

1. Coloque seus dados. Seu nome ou razão social, endereço, e-mail, telefone e CNPJ ou CPF. Se quiser, envie seu logotipo em PNG, JPG ou SVG para aparecer no cabeçalho.
2. Informe o cliente. Para quem é a cobrança, com endereço e CNPJ ou CPF. Se a mercadoria vai para outro lugar, adicione um endereço de entrega. Clientes que você já cobrou aparecem como sugestão enquanto você digita.
3. Confira o número e as datas. O número da fatura é preenchido sozinho e avança a cada fatura nova. Escolha o prazo (por exemplo, 30 dias) e o vencimento é calculado automaticamente. Se o cliente mandou um número de pedido, coloque-o também.
4. Liste os itens. Uma linha por produto ou serviço, com quantidade e valor unitário. Itens que você já usou também aparecem como sugestão.
5. Ajuste impostos, desconto e frete. Sem imposto, uma alíquota sobre o total ou uma por linha. Adicione desconto em porcentagem ou valor fixo, frete e qualquer sinal já recebido.
6. Diga como quer receber. Chave Pix, banco, agência e conta vão em Dados para pagamento; o resto, em Observações ou em Termos e condições.
7. Baixe o PDF. Você recebe um PDF de verdade, com texto nítido e pesquisável, pronto para mandar por e-mail ou WhatsApp ou para imprimir. A fatura já fica salva neste navegador.

Fatura ou nota fiscal: qual é a diferença?

No Brasil, as duas palavras costumam se misturar, mas são documentos diferentes:

O KeenInvoice não emite nota fiscal: não gera XML, não se conecta à Sefaz nem à prefeitura e não transmite nada para nenhum órgão. Se a sua venda ou o seu serviço exige nota fiscal, ela continua sendo emitida no sistema oficial; a fatura em PDF pode ir junto como documento de cobrança, com o número da nota nas observações.

Onde ele ajuda de verdade: faturas e cobranças para clientes, orçamentos, recibos, faturas proforma, invoices para clientes no exterior e o controle do que você já cobrou e recebeu. As regras mudam — inclusive com a reforma tributária em andamento —, então, na dúvida sobre o seu caso, fale com seu contador.

O que colocar numa fatura

Uma fatura completa e fácil de pagar costuma ter:

• A palavra “Fatura”: para ninguém confundir com um orçamento ou um recibo.
• Número sequencial: único e em ordem, para você e o cliente se referirem a ela sem confusão.
• Data de emissão e vencimento: quando foi emitida e até quando deve ser paga.
• Seus dados: nome ou razão social, endereço, contato e CNPJ ou CPF.
• Dados do cliente: nome ou razão social, endereço e CNPJ ou CPF, principalmente se for empresa.
• Descrição dos itens: cada produto ou serviço, com quantidade, valor unitário e valor total.
• Descontos, frete e impostos: em linhas separadas, para o cliente entender o total.
• Como pagar: chave Pix, dados bancários ou outra forma, e o que acontece em caso de atraso.
• Número da nota fiscal, se houver: para o financeiro do cliente casar a cobrança com a nota.

Precisa de algo mais, como o número do contrato ou o centro de custo do cliente? Adicione um campo personalizado. Todos os rótulos podem ser editados, e o nome do imposto também (ISS, ICMS, IVA ou o que for o caso).

Fatura para cliente no exterior

Muitos freelancers, desenvolvedores, designers e consultores brasileiros trabalham para clientes de fora e precisam mandar uma invoice em inglês, em dólar ou euro. Aqui o idioma do documento é escolhido separadamente do idioma do site: você usa a página em português e emite a fatura em inglês, espanhol, alemão ou outro idioma, com valores no formato que o cliente conhece (US$ 1,250.00 ou 1.250,00 €).

Nos dados para pagamento, coloque o que o cliente precisa para enviar o dinheiro: nome do banco, SWIFT/BIC, IBAN ou número da conta, ou o link da plataforma de pagamento que você usa. Para quem cobra todo mês o mesmo cliente, salve a fatura como modelo em Meus documentos e comece a próxima com um clique.

A invoice é o documento que o cliente estrangeiro espera para pagar. A exportação de serviços, em geral, também precisa ser registrada com a nota fiscal de serviço do seu município ou do emissor nacional, e o recebimento passa por uma operação de câmbio. Confirme com seu contador como isso funciona para você.

Modelo de fatura no Word ou Excel… ou um gerador

Um modelo de fatura no Word ou no Excel funciona, mas você faz as contas, controla o último número e salva uma cópia nova para cada cliente. Aqui o formulário é o modelo: totais por linha, impostos, descontos e saldo a pagar são calculados sozinhos, a numeração avança e todas as faturas ficam numa lista só.

Deixe com a cara do seu negócio: quatro visuais (Clássico, Moderno, Minimalista e Japonês), 18 paletas de cores ou qualquer cor que você quiser, papel A4 ou Carta e sua assinatura desenhada, digitada ou enviada como imagem. Quem emite por mais de uma empresa cadastra cada uma em Minhas empresas, com dados, logotipo e numeração próprios. E se forem muitas faturas de uma vez, use o gerador de faturas em lote e cole os dados direto do Excel.

Suas faturas ficam no seu aparelho

O KeenInvoice funciona inteiro no seu navegador. Nomes de clientes, preços e dados bancários ficam guardados no armazenamento do próprio navegador e nunca são enviados a um servidor; o PDF é gerado no seu aparelho. Os detalhes estão na política de privacidade.

Cada fatura é salva enquanto você digita, então dá para fechar a aba e continuar depois. Clique em Novo para começar a próxima: seus dados, logotipo, moeda, impostos, dados para pagamento e visual continuam, e o número segue (INV-0009 vira INV-0010).

Tudo o que você faz aparece em Meus documentos. Busque, marque faturas como enviadas, pagas ou vencidas, duplique uma fatura antiga ou exporte um CSV para o seu contador. Como nada fica na nuvem, limpar os dados do navegador também apaga suas faturas: exporte um backup de vez em quando e guarde em lugar seguro.