Wzór zamówienia online

Czym jest zamówienie?

Zamówienie to dokument, którym kupujący zleca dostawcy towary lub usługi. Określa, co chcesz kupić, w jakiej ilości, za jaką cenę i na kiedy. Jeśli zawiera istotne warunki, jest zwykle ofertą w rozumieniu Kodeksu cywilnego – umowa zostaje zawarta, gdy dostawca ją przyjmie, np. potwierdzeniem zamówienia albo realizacją dostawy.

Zamówienia pokazują, co zamówiono i kto to zatwierdził. Pomagają kontrolować wydatki i sprawdzić później fakturę dostawcy, który zwykle podaje na niej numer Twojego zamówienia.

Jak przygotować zamówienie

1. Wpisz swoją firmę jako zamawiającego, z logo i adresem do faktury.
2. Wpisz dostawcę, u którego zamawiasz.
3. Sprawdź numer i datę zamówienia oraz ustal termin dostawy.
4. Dodaj adres dostawy, jeśli towar ma trafić gdzie indziej niż na adres firmy – np. do magazynu albo na budowę.
5. Wypisz towary z opisem, numerem katalogowym, ilością i uzgodnioną ceną jednostkową.
6. Dodaj VAT, koszt dostawy i termin płatności, np. 30 dni od otrzymania faktury.
7. Uzupełnij „Osobę kontaktową” i pobierz PDF. Na dole jest miejsce „Zatwierdził(a)” na podpis osoby, która zatwierdza wydatek.

Co powinno zawierać zamówienie?

• Numer zamówienia: unikalny i kolejny, żeby dostawca mógł go podać na fakturze.
• Zamawiający i dostawca: nazwy, adresy, NIP i osoby kontaktowe.
• Data zamówienia i termin dostawy: kiedy zamawiasz i kiedy potrzebujesz towaru.
• Pozycje: jasny opis, numer katalogowy, ilość, cena jednostkowa i wartość.
• Dostawa: adres, sposób wysyłki i kto płaci za transport.
• Warunki płatności: termin zapłaty po otrzymaniu faktury.
• Zatwierdzenie: kto złożył zamówienie i kto je zatwierdził.

Zamówienie, WZ i faktura

Wiele firm płaci dostawcy dopiero wtedy, gdy zgadzają się trzy dokumenty: zamówienie (co zamówiono), WZ lub PZ (co faktycznie przyszło) i faktura (za co dostawca liczy). Takie porównanie wychwytuje dostawy częściowe, zmiany cen i podwójne faktury, zanim wyjdą pieniądze.

Jeśli to Ty jesteś dostawcą i masz zamówienie od klienta, wpisz jego numer w polu „Nr zamówienia” na swoim rachunku lub fakturze. Jeśli najpierw musisz wycenić zlecenie, wyślij ofertę cenową.