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Ordine di acquisto, modello gratuito
Metti per iscritto cosa ordini prima di comprare. Elenca articoli, prezzi e data di consegna e invia al fornitore un ordine di acquisto in PDF, firmato da chi lo autorizza.
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Cos’è un ordine di acquisto
Con l’ordine di acquisto un’azienda chiede a un fornitore beni o servizi, indicando cosa, in che quantità, a che prezzo e per quando. Di norma è una proposta contrattuale: quando il fornitore la accetta, per esempio con una conferma d’ordine o eseguendo la fornitura, il contratto è concluso.
L’ordine documenta cosa è stato richiesto e chi l’ha autorizzato. Aiuta a tenere sotto controllo le spese e a verificare la fattura del fornitore. Il fornitore di solito riporta il numero d’ordine sulla sua fattura.
Come compilare l’ordine
- Inserisci la tua azienda come acquirente, con logo e dati di fatturazione.
- Inserisci il fornitore a cui ordini.
- Controlla numero e data dell’ordine e indica la data di consegna richiesta.
- Aggiungi una destinazione se la merce va in un luogo diverso dalla sede, per esempio un magazzino o un cantiere.
- Elenca gli articoli con descrizione, codice articolo, quantità e prezzo unitario concordato.
- Aggiungi IVA, spedizione e termini di pagamento, per esempio 60 giorni data fattura.
- Compila “Richiesto da” e scarica il PDF. C’è una riga “Autorizzato da” per la firma di chi approva la spesa.
Cosa scrivere in un ordine di acquisto
- Numero d’ordine: univoco e progressivo, da riportare sulla fattura del fornitore.
- Acquirente e fornitore: ragione sociale, indirizzo, partita IVA e referenti.
- Data dell’ordine e data di consegna.
- Articoli: descrizione chiara, codice, quantità, prezzo unitario e totale di riga.
- Consegna: luogo, modalità e chi paga il trasporto.
- Pagamento: termini e modalità, per esempio bonifico a 30 o 60 giorni.
- Autorizzazione: chi ha richiesto l’ordine e chi l’ha approvato.
Ordine, conferma d’ordine, DDT e fattura
| Documento | Chi lo emette | A cosa serve |
|---|---|---|
| Ordine di acquisto | L’acquirente | Chiedere la fornitura alle condizioni indicate |
| Conferma d’ordine | Il fornitore | Accettare l’ordine, eventualmente con modifiche |
| Documento di trasporto (DDT) | Il fornitore | Accompagnare la merce consegnata |
| Fattura | Il fornitore | Addebitare l’importo; in Italia elettronica tramite SdI |
Molte aziende pagano il fornitore solo quando ordine, DDT e fattura coincidono: così emergono consegne parziali, prezzi diversi e fatture doppie prima del pagamento.
Se sei tu il fornitore e devi prima proporre un prezzo, invia un preventivo; se ti serve un pagamento anticipato, una fattura proforma.
Domande frequenti
Il modello di ordine di acquisto è gratis?
Sì. Nessuna registrazione, nessuna filigrana, e gli ordini sono salvati solo nel tuo browser.
L’ordine di acquisto è vincolante?
Di norma è una proposta: quando il fornitore la accetta, il contratto è concluso. Per questo conviene indicare tutte le condizioni importanti.
L’ordine di acquisto va inviato allo SdI?
No. L’ordine non è un documento fiscale. Allo SdI va la fattura che il fornitore emetterà.
Come numero gli ordini?
Con una serie propria e progressiva, di default PO-0001; il prefisso si può cambiare, per esempio in ODA-. Con Nuovo il numero prosegue da solo.
Chi firma l’ordine di acquisto?
Chi è autorizzato ad approvare la spesa. Il PDF ha una riga “Autorizzato da”; chi ha richiesto l’ordine si indica in “Richiesto da”.
Posso ordinare a un fornitore estero?
Sì. Scegli qualsiasi valuta e la lingua del documento, per esempio inglese.
Dove ritrovo i miei ordini?
In I miei documenti: puoi cercarli, esportare un CSV o un backup per un altro dispositivo.
Altri modelli gratuiti
Fac simile fatturaUna fattura in PDF per clienti esteri, bozze e fac simile.RicevutaRicevuta per prestazione occasionale o per un pagamento.PreventivoUn preventivo in PDF con la riga per l’accettazione.Fattura proformaProforma per acconti, pagamenti anticipati ed estero.Nota di creditoRidurre o annullare una fattura già inviata.