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Fattura proforma online, gratis
Invia al cliente un documento con importi e condizioni prima del pagamento o della spedizione. La fattura proforma non passa dallo SdI: compila il modulo qui sotto e scarica il PDF.
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Cos’è una fattura proforma
La fattura proforma è un documento che anticipa il contenuto della fattura: indica al cliente cosa riceverà, a quali condizioni e quanto pagherà. Ha l’aspetto di una fattura ma non ha valore fiscale: non va trasmessa allo SdI, non va registrata, non fa nascere l’obbligo di versare l’IVA e il cliente non può detrarre l’IVA indicata.
È molto usata da professionisti e lavoratori autonomi per chiedere il pagamento di un compenso (si chiama anche avviso di parcella), da chi chiede un acconto prima di iniziare un lavoro, e nel commercio con l’estero per far approvare un pagamento anticipato o una pratica doganale.
Per evitare equivoci, il titolo del documento è “Fattura proforma” e conviene aggiungere nelle note “Documento non valido ai fini fiscali”.
Quando il cliente paga: la fattura vera
Per le prestazioni di servizi l’operazione si considera effettuata al momento del pagamento. Quando incassi l’importo della proforma devi quindi emettere la fattura: verso un cliente italiano è una fattura elettronica in XML inviata tramite SdI, di norma entro 12 giorni dall’operazione.
Usa una numerazione separata per le proforma (di default PF-0001), così la sequenza delle tue fatture resta continua. Per i clienti esteri, la fattura finale in PDF puoi crearla con il modello di fattura.
Come compilare la fattura proforma
- Inserisci i tuoi dati, con partita IVA e codice fiscale.
- Inserisci il cliente, e una destinazione separata se la merce va altrove.
- Controlla numero, data e validità. Il numero usa la serie PF-; “Valida fino al” indica fino a quando valgono le condizioni.
- Elenca beni o servizi con descrizione, quantità e prezzo unitario nella valuta concordata.
- Imposta l’IVA come nella fattura definitiva: 22% o l’aliquota corretta, oppure “Nessuna” con la dicitura di esenzione o non imponibilità (per esempio per un’esportazione o in regime forfettario).
- Se applichi la ritenuta d’acconto, come molti professionisti, puoi mostrarla con una riga a importo negativo e indicare il netto da pagare.
- Indica le condizioni di pagamento (per esempio “Pagamento anticipato tramite bonifico”) e l’IBAN, poi scarica il PDF.
Proforma per l’estero e la dogana
Spedizionieri, banche e dogane spesso chiedono più dati di una fattura nazionale. Aggiungili con “Aggiungi un campo” o nelle note:
- Incoterms®: chi paga trasporto e rischi, per esempio EXW, FCA o DAP con il luogo indicato.
- Codice doganale (HS): per ogni merce, nella descrizione.
- Paese di origine delle merci.
- Pesi e colli: peso netto e lordo, numero di colli.
- Data di spedizione prevista e mezzo di trasporto.
- Valuta e condizioni di pagamento: indica la valuta in modo esplicito (EUR, USD, CHF…).
I requisiti cambiano secondo il Paese e la merce: verificali prima con il tuo spedizioniere o doganalista.
Proforma o fattura?
| Fattura proforma | Fattura | |
|---|---|---|
| Quando | Prima del pagamento o della spedizione | Al momento dell’operazione o del pagamento |
| Valore fiscale | No | Sì |
| Invio allo SdI | No | Sì, tra soggetti residenti in Italia |
| Numerazione | Serie separata | Serie progressiva delle fatture |
| IVA detraibile per il cliente | No | Sì |
Se il cliente vuole solo conoscere il prezzo prima di decidere, basta un preventivo.
Domande frequenti
La fattura proforma va inviata allo SdI?
No. Non è un documento fiscale e resta fuori dallo SdI. Allo SdI va la fattura elettronica che emetti quando ricevi il pagamento (o al momento dell’operazione).
Sulla proforma va la marca da bollo?
Di norma no, perché non è un documento fiscale. Il bollo si applica, se ne ricorrono i presupposti, sulla fattura definitiva.
La proforma va registrata in contabilità?
No. Si registra la fattura definitiva, e l’incasso quando arriva.
Che numero devo dare alla proforma?
Una numerazione separata da quella delle fatture: di default PF-0001. Così la sequenza delle fatture resta continua e senza buchi.
Il cliente può detrarre l’IVA dalla proforma?
No. L’IVA si detrae solo con la fattura vera e propria.
Posso fare una proforma in un’altra valuta o lingua?
Sì. Scegli qualsiasi valuta e la lingua del documento (italiano, inglese e altre), indipendentemente dalla lingua del sito.
Qual è la differenza con un preventivo?
Il preventivo propone un prezzo per un lavoro da decidere. La proforma riepiloga un’operazione già concordata, nella forma di una fattura, per ottenere il pagamento o i documenti necessari.
Altri modelli gratuiti
Fac simile fatturaUna fattura in PDF per clienti esteri, bozze e fac simile.RicevutaRicevuta per prestazione occasionale o per un pagamento.PreventivoUn preventivo in PDF con la riga per l’accettazione.Ordine di acquistoOrdina a un fornitore con un ordine numerato.Nota di creditoRidurre o annullare una fattura già inviata.