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Metti nero su bianco il prezzo prima di iniziare il lavoro. Compila il modello di preventivo qui sotto, indica fino a quando è valido e scarica un PDF che il cliente può firmare per accettazione.
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I tuoi dati, il logo, l’IVA e le coordinate bancarie passano al documento successivo.
Come fare un preventivo
- Inserisci i tuoi dati e il logo. Restano salvati e compaiono su ogni preventivo e fattura.
- Inserisci il cliente e scrivi in “Oggetto” di cosa si tratta, per esempio “Rifacimento bagno, via Roma 12” o “Sito web aziendale”.
- Imposta “Valido fino al”. Di default sono 30 giorni dalla data del preventivo. Senza una scadenza, il cliente potrebbe accettare mesi dopo, quando i tuoi costi sono cambiati.
- Dettaglia il prezzo. Una riga per servizio, materiale o fase del lavoro, con quantità e prezzo unitario: il cliente vede per cosa paga.
- Aggiungi IVA, sconti e spese. Indica l’IVA a parte, così il totale del preventivo corrisponderà alla fattura.
- Scrivi le condizioni. Cosa è incluso e cosa no, l’eventuale acconto, i tempi di consegna.
- Scarica il PDF. In fondo c’è la riga “Per accettazione (nome e firma)” con la data, per la conferma del cliente.
Cosa scrivere in un preventivo
- Numero e data: per collegare la risposta del cliente alla versione giusta.
- Validità: fino a quando vale il prezzo, spesso 15 o 30 giorni.
- Descrizione dei lavori o dei prodotti: chiara, con quantità, misure e numero di revisioni incluse.
- Prezzi unitari e totale: con l’IVA indicata separatamente, oppure con prezzi IVA inclusa se ti rivolgi a privati.
- Esclusioni: cosa non è compreso e da cosa dipende il prezzo.
- Condizioni di pagamento: acconto, saldo, modalità (per esempio bonifico).
- Tempi: data di inizio e di consegna.
- Accettazione: la riga per la firma del cliente.
Se ti rivolgi a consumatori, indica il prezzo finale comprensivo di IVA: attiva “Prezzi IVA inclusa” e KeenInvoice mostra l’IVA contenuta nel totale.
Il preventivo firmato vale come contratto?
In linea generale sì: il preventivo è una proposta, e quando il cliente lo accetta (per esempio firmandolo “per accettazione”) il contratto si conclude alle condizioni indicate. Per questo conviene essere precisi su cosa è incluso, sui tempi e sui pagamenti.
Indicare una data di validità chiarisce fino a quando sei disposto a mantenere il prezzo. Se invece vuoi solo dare un’indicazione di massima, scrivilo nelle condizioni (per esempio “preventivo indicativo, il prezzo definitivo sarà confermato dopo il sopralluogo”).
Preventivo, fattura proforma o fattura?
| Preventivo | Fattura proforma | Fattura | |
|---|---|---|---|
| Scopo | Proporre un prezzo | Chiedere un pagamento prima della fattura | Documentare l’operazione ai fini fiscali |
| Quando | Prima dell’incarico | Prima del pagamento | Al momento dell’operazione o del pagamento |
| Valore fiscale | Nessuno | Nessuno | Sì (in Italia: XML tramite SdI) |
| Firmato dal cliente | Spesso | No | No |
Se il cliente deve pagare un anticipo prima che tu emetta la fattura, usa una fattura proforma.
Dal preventivo alla fattura
Quando il cliente accetta, non devi riscrivere nulla. Apri I miei documenti, trova il preventivo e scegli Trasforma in fattura: cliente e righe passano in un nuovo documento con il suo numero. Per un cliente estero puoi inviarlo in PDF; per un cliente italiano usa questi dati per la fattura elettronica da trasmettere allo SdI.
I preventivi si salvano nel browser mentre scrivi, e nulla viene caricato. Per averli su un altro dispositivo esporta un backup da I miei documenti.
Domande frequenti
Il modello di preventivo è gratis?
Sì. Nessuna registrazione, nessuna filigrana e nessun limite.
Quanto deve durare la validità di un preventivo?
Lo decidi tu; 15 o 30 giorni sono comuni. Scegli una durata più breve se i prezzi dei materiali cambiano spesso.
Il cliente può firmare il preventivo?
Sì. Il PDF termina con la riga “Per accettazione (nome e firma)” e la data. Il cliente può stamparlo e firmarlo o firmarlo digitalmente con un’app per PDF.
Il preventivo deve avere l’IVA?
Non è obbligatorio, ma conviene indicarla: separata per i clienti con partita IVA, inclusa nel prezzo finale per i privati. Così non ci sono sorprese al momento della fattura.
Come trasformo un preventivo in fattura?
In I miei documenti scegli Trasforma in fattura sul preventivo. Per i clienti italiani ricorda che la fattura valida è quella elettronica tramite SdI.
Posso chiedere un acconto?
Sì, scrivilo nelle condizioni (importo o percentuale e scadenza). Per chiedere il pagamento prima della fattura puoi inviare una fattura proforma.
Il preventivo deve essere gratuito?
Di solito sì, ma se il preventivo richiede un sopralluogo o un lavoro di progettazione puoi chiedere un compenso: accordalo con il cliente prima, per iscritto.
Altri modelli gratuiti
Fac simile fatturaUna fattura in PDF per clienti esteri, bozze e fac simile.RicevutaRicevuta per prestazione occasionale o per un pagamento.Fattura proformaProforma per acconti, pagamenti anticipati ed estero.Ordine di acquistoOrdina a un fornitore con un ordine numerato.Nota di creditoRidurre o annullare una fattura già inviata.