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Faire une facture proforma
Envoyez à votre acheteur une facture proforma précise et chiffrée avant l’expédition ou le paiement. Remplissez le formulaire ci-dessous et téléchargez le PDF.
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Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Une facture proforma est une facture provisoire : elle montre à l’acheteur exactement ce qu’il va recevoir et à quel prix, avant que la vente soit conclue. Elle ressemble à une facture mais n’en est pas une : elle n’a pas de valeur comptable, ne permet pas au client de déduire la TVA et ne s’enregistre pas en chiffre d’affaires.
On l’utilise surtout pour un paiement d’avance, dans le commerce international et pour la douane : l’acheteur s’en sert pour débloquer un paiement, ouvrir un crédit documentaire, demander une licence d’importation ou obtenir un financement. Pour un envoi sans vente (échantillons, pièces en réparation), elle sert souvent à déclarer la valeur en douane.
Le titre « Facture proforma » apparaît automatiquement pour éviter toute confusion. Une fois la vente conclue ou la marchandise expédiée, émettez une vraie facture avec son propre numéro.
Comment faire une facture proforma
- Indiquez vos coordonnées, avec votre numéro de TVA et, pour l’export, votre numéro EORI sur une ligne à part.
- Indiquez l’acheteur et une adresse de livraison si la marchandise part ailleurs.
- Vérifiez le numéro, la date et la validité. Utilisez une série à part, comme PF-0001, pour que la numérotation de vos factures reste continue. Le champ « Date de la prestation » peut recevoir la date de livraison prévue, ou être supprimé.
- Listez les marchandises avec une désignation précise, la quantité et le prix unitaire dans la devise convenue.
- Ajoutez le transport, la remise et la TVA. Si l’opération sera exonérée (export hors UE, livraison intracommunautaire), indiquez-le plutôt que de supprimer la TVA sans explication.
- Précisez les conditions de paiement et de livraison, par exemple « Paiement de 100 % avant expédition », avec vos coordonnées bancaires.
- Téléchargez le PDF et envoyez-le à l’acheteur.
Les mentions utiles pour l’export et la douane
Transitaires, douanes et banques demandent souvent plus qu’une facture intérieure. Ajoutez ces informations sur des lignes à part ou dans les notes :
- Incoterms® : qui paie le transport et supporte le risque, par exemple FCA ou DAP avec le lieu convenu.
- Code SH (nomenclature douanière) : pour chaque marchandise, dans la désignation.
- Pays d’origine : où la marchandise a été fabriquée.
- Poids et emballage : poids net et brut, nombre de colis.
- Date d’expédition prévue et mode de transport.
- Devise et conditions de paiement : écrivez la devise sans ambiguïté, par exemple EUR, USD ou XOF.
Les exigences varient selon le pays et la marchandise. Vérifiez les détails avec votre transitaire ou votre commissionnaire en douane avant l’expédition.
Facture proforma, facture d’acompte ou facture ?
| Facture proforma | Facture d’acompte | Facture | |
|---|---|---|---|
| Quand | Avant la vente ou l’expédition | Quand vous encaissez un acompte | À la livraison ou à la fin de la prestation |
| Valeur comptable | Aucune | Oui, c’est une vraie facture | Oui |
| TVA | Indicative | Due sur l’acompte encaissé | Due |
| Numérotation | Série à part possible | Dans la séquence des factures | Dans la séquence des factures |
Attention : si votre client vous verse un acompte, la proforma ne suffit pas. Émettez une facture d’acompte avec la facture (en la titrant « Facture d’acompte »), puis la facture finale qui déduit l’acompte grâce à « Déjà réglé ». Si votre client a seulement besoin d’un prix pour se décider, un devis suffit.
Questions fréquentes
Une facture proforma a-t-elle une valeur légale ?
Elle n’a pas la valeur d’une facture : c’est une offre détaillée qui annonce les conditions d’une vente. Elle n’est ni une pièce comptable ni un justificatif de TVA.
Le client peut-il déduire la TVA d’une facture proforma ?
Non. Seule la facture définitive permet de déduire la TVA.
Faut-il enregistrer une facture proforma en comptabilité ?
Non. On enregistre la facture définitive, et l’acompte éventuel quand il est encaissé, avec sa facture d’acompte.
Quel numéro donner à une facture proforma ?
Utilisez une série à part, PF-0001 par défaut, pour que la numérotation de vos factures reste continue et sans trou.
La douane accepte-t-elle une facture proforma ?
Pour un envoi sans vente (échantillons, réparations), souvent oui. Pour une vente, la douane demande en général la facture commerciale ; renseignez-vous auprès de votre transitaire.
Dans quelle devise faire une proforma ?
Dans la devise convenue avec l’acheteur. Toutes les devises sont disponibles et les montants sont mis en forme selon la langue du document.
Autres modèles gratuits
Créer une factureFacturer un client et télécharger la facture en PDF.Reçu de paiementConfirmer un paiement avec un reçu en PDF.Faire un devisEnvoyer un devis avec une zone « Bon pour accord ».Bon de commandeCommander auprès d’un fournisseur avec un bon numéroté.Facture d’avoirAnnuler ou réduire une facture déjà envoyée.