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Factura proforma gratis
Envíe a su comprador un documento con precios, cantidades y condiciones antes de la venta. Rellene el modelo, descárguelo en PDF y conviértalo en factura cuando se cierre el pedido.
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Qué es una factura proforma y para qué sirve
Una factura proforma es un documento previo a la factura definitiva: muestra lo que se va a vender, a qué precio y en qué condiciones, pero todavía no reclama un pago con valor fiscal. Es un compromiso del vendedor, no una venta registrada.
Se usa sobre todo en el comercio exterior. El importador la necesita para solicitar una licencia, abrir una carta de crédito o tramitar el pago en el banco, y la aduana puede pedirla para estimar el valor de la mercancía. También es habitual cuando el cliente paga por adelantado y necesita un documento formal para aprobar el pago, o cuando una administración pública pide una oferta formal.
Cómo hacer una factura proforma
- Añada sus datos y los del comprador, con la identificación fiscal de ambos y, en operaciones internacionales, el país.
- Indique el número de proforma y la validez. El número avanza solo (PF-0001, PF-0002…); la validez dice hasta cuándo se mantienen precio y condiciones.
- Detalle la mercancía. Descripción, cantidad, precio unitario y moneda. Use la moneda pactada con el comprador: dólares, euros o la que sea.
- Añada envío, descuentos e impuestos si se conocen, y la dirección de entrega si es distinta.
- Escriba las condiciones: forma y plazo de pago, plazo de entrega e Incoterm (por ejemplo, FOB o CIF).
- Descargue el PDF. En la parte superior pone claramente “Factura proforma”, para que nadie la confunda con la factura definitiva.
Qué debe incluir
- El título “Factura proforma”: imprescindible para distinguirla de una factura.
- Número y fecha: y la fecha de validez de la oferta.
- Vendedor y comprador: nombres, direcciones e identificación fiscal.
- Descripción de la mercancía: cantidades, precios unitarios, total y moneda.
- Datos para la aduana: país de origen, código arancelario (HS), peso o número de bultos. Añádalos como campos personalizados o en las notas.
- Condiciones de venta: Incoterm, forma de pago, plazo de entrega y datos bancarios para el anticipo.
Factura proforma vs factura comercial
| Factura proforma | Factura (comercial) | |
|---|---|---|
| Cuándo | Antes de la venta o del envío | Cuando se realiza la venta o el envío |
| Objetivo | Informar y comprometer precio y condiciones | Reclamar el pago y documentar la operación |
| Valor fiscal | No | Sí, según las normas del país |
| Se anota en contabilidad | No | Sí |
| ¿Puede cambiar? | Sí, hasta confirmar el pedido | Solo mediante una nota de crédito o factura rectificativa |
La factura proforma no es válida como factura fiscal: no permite deducir el IVA ni sustituye al comprobante electrónico que exija su país (CFDI, factura electrónica DIAN, ARCA, SII…). Una vez confirmada la venta, emita la factura definitiva.
De proforma a factura en un paso
Cuando el comprador confirme el pedido, abra Mis documentos y elija Convertir en factura en la proforma. Comprador, conceptos y condiciones pasan a una factura nueva con su propio número. Si la factura oficial debe emitirse en el sistema de su autoridad tributaria, la proforma le sirve de borrador con todos los datos.
Preguntas frecuentes
¿La factura proforma es gratis?
Sí. Sin registro, sin marca de agua y sin límite de documentos.
¿Una factura proforma tiene validez fiscal?
No. Es un documento informativo y comercial. No se registra en la contabilidad, no sirve para deducir impuestos y no sustituye a la factura definitiva ni al comprobante electrónico obligatorio en su país.
¿Sirve para la aduana?
Muchas veces se acepta para trámites previos o para estimar el valor de la mercancía, pero para el despacho suele exigirse la factura comercial definitiva. Confírmelo con su agente de aduanas.
¿Puedo hacerla en inglés o en otra moneda?
Sí. El idioma del documento (español, inglés, japonés o alemán) y la moneda se eligen por separado del idioma del sitio. Muy útil para proveedores y clientes extranjeros.
¿Cómo la convierto en factura?
En Mis documentos, elija Convertir en factura en la proforma. Se crea una factura nueva con los mismos datos y un número propio.
¿Qué diferencia hay con un presupuesto?
El presupuesto ofrece un precio para que el cliente decida. La proforma suele llegar cuando el cliente ya quiere comprar y necesita un documento formal para pagar por adelantado o tramitar una importación.
Más generadores gratis
Generador de facturasCobre a un cliente y descargue la factura en PDF.Generador de recibosDeje constancia de un pago con un recibo en PDF.Cotizaciones y presupuestosEnvíe un presupuesto o una cotización con firma.Orden de compraHaga un pedido formal a un proveedor.Nota de créditoAnule o corrija una factura ya emitida.Cuenta de cobroEl formato colombiano para cobrar por sus servicios.