#
| Verwijderen | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| — |
Bedrag in woorden
- —
- %
- —
Handtekening
- Home
- Proforma factuur
Proforma factuur maken
Stuur je koper vóór verzending of betaling een nauwkeurige proforma factuur met prijzen. Vul het formulier hieronder in en download een PDF.
Je recente documenten
Mijn documenten openen →Privé vanaf het begin
Geen account, geen upload. Je documenten worden in je eigen browser bewaard.
Slaat alles automatisch op
Tabblad dicht, morgen terug: je werk staat er nog, met de hele geschiedenis.
Echte PDF’s
Scherpe, doorzoekbare PDF-bestanden die goed afdrukken, op A4 of US Letter.
Onthoudt je gegevens
Je bedrijfsgegevens, logo, btw en bankgegevens gaan mee naar de volgende factuur.
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een voorlopige factuur: hij laat de koper precies zien wat hij krijgt en wat het kost, nog voordat de koop rond is. Hij lijkt op een factuur, maar is geen factuur voor de btw. Je klant kan er geen btw mee aftrekken, en in je boekhouding is het geen omzet.
Je gebruikt hem vooral bij vooruitbetaling, in de internationale handel en voor de douane: kopers gebruiken hem om een vooruitbetaling goed te keuren, een documentair krediet (letter of credit) te openen of een invoervergunning aan te vragen. Bij zendingen zonder verkoop, zoals monsters of goederen voor reparatie, dient hij vaak als waardeverklaring.
Zet duidelijk op het document dat het een proforma factuur is (KeenInvoice doet dat in de titel) zodat niemand hem voor een echte factuur aanziet. Is de koop rond of de zending verstuurd, maak dan een gewone factuur met een eigen factuurnummer.
Zo maak je een proforma factuur
- Vul je bedrijfsgegevens in, met je btw-id en KvK-nummer, en bij export je EORI-nummer als extra veld.
- Vul de koper in, met een apart afleveradres als de goederen ergens anders heen gaan.
- Controleer nummer, datum en “Geldig tot”. Gebruik een eigen reeks zoals PF-0001, zodat je factuurnummers doorlopend blijven. Het veld “Leveringsdatum” vul je met de verwachte leverdatum, of je verwijdert het.
- Zet de goederen erop, met een precieze omschrijving, aantal en prijs in de afgesproken valuta.
- Voeg verzendkosten, korting en btw toe. Wordt de levering vrijgesteld, bijvoorbeeld als export buiten de EU of als intracommunautaire levering tegen 0%, vermeld dat dan in plaats van de btw zomaar weg te laten.
- Vermeld de betalings- en leveringsvoorwaarden, bijvoorbeeld “100% vooruitbetaling voor verzending”, met je bankgegevens.
- Download de PDF en stuur hem naar de koper.
Gegevens voor douane en export
Douane-expediteurs, vervoerders en banken willen vaak meer zien dan op een binnenlandse factuur staat. Zet deze gegevens in extra velden of bij de opmerkingen:
- Incoterms®: wie vervoer en risico draagt, bijvoorbeeld FCA of DAP met de plaats erbij.
- Goederencode (GN- of HS-code): voor elk product in de omschrijving.
- Land van oorsprong: waar de goederen zijn gemaakt.
- Gewicht en verpakking: netto- en brutogewicht en het aantal colli.
- Verwachte verzenddatum en vervoerswijze.
- Valuta en betalingsvoorwaarden: noem de valuta duidelijk, bijvoorbeeld EUR of USD.
De eisen verschillen per land en per product. Stem de details vóór verzending af met je expediteur of douane-agent.
Proforma factuur of handelsfactuur?
| Proforma factuur | Handelsfactuur | |
|---|---|---|
| Wanneer | Voor verzending of betaling | Bij verzending of als de koop rond is |
| Doel | Voorwaarden noemen, vooruitbetaling of vergunningen mogelijk maken | De verkoop factureren en inklaren |
| Betalingsverplichting | Nee, hooguit een verzoek om vooruitbetaling | Ja |
| In de boekhouding | Geen omzet | Omzet |
| Btw aftrekken | Nee | Ja, als alle verplichte gegevens erop staan |
Voor de definitieve afrekening gebruik je de factuurgenerator; je bedrijfsgegevens staan daar al klaar. Heeft de koper alleen een prijs nodig om akkoord te geven, dan volstaat vaak een offerte.
Veelgestelde vragen
Is een proforma factuur bindend?
Niet zoals een factuur. Hij geeft de geplande voorwaarden te goeder trouw weer; tot de koop rond is, kunnen details nog veranderen.
Kan de koper btw aftrekken op een proforma factuur?
Nee. Een proforma factuur is geen factuur voor de btw. Btw aftrekken kan pas met de definitieve factuur.
Moet ik een proforma factuur boeken?
Nee, het is geen omzet. Je boekt pas de definitieve factuur, en een ontvangen vooruitbetaling zodra het geld binnen is.
Welk nummer krijgt een proforma factuur?
Gebruik een eigen reeks; standaard is dat PF-0001. Zo blijven je factuurnummers doorlopend en zonder gaten.
Kan ik een proforma factuur voor de douane gebruiken?
Bij zendingen zonder verkoop, zoals monsters of reparaties, wordt hij vaak geaccepteerd. Bij een gewone verkoop vraagt de douane meestal een handelsfactuur; vraag het je expediteur.
In welke valuta maak ik de proforma factuur?
In de valuta die je met de koper hebt afgesproken. Elke valuta kan, en bedragen worden geschreven zoals in de taal van het document.
Meer gratis generators
Factuur makenEen klant factureren en de factuur als PDF downloaden.Kwitantie makenEen betaling bevestigen met een kwitantie als PDF.Offerte makenEen offerte sturen met een regel om voor akkoord te tekenen.InkooporderBestellen bij een leverancier met een genummerde inkooporder.CreditfactuurEen verstuurde factuur verlagen of terugdraaien.