Cuenta de cobro gratis

Qué es una cuenta de cobro

La cuenta de cobro es el documento con el que una persona natural le pide a otra persona o a una empresa que le pague por un servicio prestado o un trabajo realizado. En Colombia la usan sobre todo los trabajadores independientes, los contratistas por prestación de servicios y quienes cobran honorarios o comisiones, siempre que no estén obligados a facturar electrónicamente.

No es una factura: no tiene la numeración autorizada ni la validación de la DIAN. Es un documento privado que deja constancia de lo que se cobra, a quién, por qué concepto y por qué valor. La empresa que le paga normalmente la usa como soporte de su pago y, si es su caso, genera con base en ella el documento soporte electrónico de adquisiciones a no obligados a facturar.

¿Cuenta de cobro o factura electrónica?

La pregunta clave es si usted está obligado a facturar. Si es responsable de IVA, o cumple las condiciones que la DIAN establece para estar obligado a expedir factura (por ejemplo, por su nivel de ingresos o por el tipo de actividad), debe emitir factura electrónica de venta, y una cuenta de cobro no la reemplaza. Si no está obligado, la cuenta de cobro es el documento habitual para cobrar.

Las condiciones cambian con las reformas tributarias y se expresan en UVT que se actualizan cada año, así que revise su RUT y, si tiene dudas, consulte con su contador antes de elegir.

Partes de una cuenta de cobro

No existe un formato oficial, pero casi todas las cuentas de cobro siguen el mismo orden. El generador de esta página ya trae cada parte en su sitio:

• Ciudad y fecha: por ejemplo, “Bogotá, 15 de octubre de 2026”.
• Número consecutivo: CC-001, CC-002… para llevar el control y que el cliente pueda referirse a cada cobro.
• “Señores” y los datos del cliente: nombre o razón social y NIT de la persona o empresa que debe pagar.
• “DEBE A”: su nombre completo y su número de cédula (C.C.).
• “LA SUMA DE”: el valor en letras y en números, por ejemplo “Dos millones quinientos mil pesos M/CTE ($ 2.500.000)”.
• “POR CONCEPTO DE”: el servicio prestado, el periodo y, si aplica, el número de contrato.
• Datos bancarios: banco, tipo y número de cuenta y titular, para que le consignen.
• Declaraciones: las frases sobre IVA y retención en la fuente que se explican más abajo.
• Firma: su nombre, cédula y firma al final del documento.

Cómo hacer una cuenta de cobro con este formato

1. Escriba su nombre en “Debe a”. En la primera línea de sus datos ponga su cédula (por ejemplo, “C.C. 1.020.304.050”); así aparecerá también bajo la línea de firma. Añada su dirección, celular y correo.
2. Complete los datos del cliente en “Señores”: razón social y NIT. Los clientes a los que ya les ha cobrado se autocompletan.
3. Revise la ciudad, la fecha y el número. El consecutivo avanza solo con cada cuenta nueva.
4. Describa el servicio en “Por concepto de”: por ejemplo, “Honorarios por desarrollo web, contrato 045 de 2026, periodo del 1 al 30 de septiembre”.
5. Revise el valor. La moneda viene en pesos colombianos (COP), con formato $ 2.500.000, y el valor en letras se imprime automáticamente, terminado en “M/CTE”.
6. Añada sus datos bancarios en Datos de pago y, si lo desea, una fecha límite de pago.
7. Revise las declaraciones en Notas y descargue el PDF, listo para firmar y enviar.

Declaraciones que suelen incluirse

Muchas cuentas de cobro llevan una o varias declaraciones al final, porque el cliente las necesita para aplicar correctamente los impuestos. Estos son textos de uso común, no fórmulas oficiales; confirme con su contador cuáles le corresponden:

• Sobre el IVA: “Declaro que no soy responsable del impuesto sobre las ventas (IVA)”.
• Sobre la retención en la fuente: “Declaro que no he contratado ni vinculado a dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad que genera este cobro”, frase con la que muchos independientes solicitan que se les aplique la tabla de retención del artículo 383 del Estatuto Tributario.
• Sobre la seguridad social: que los aportes del periodo están pagados, con la planilla adjunta.

El formato ya trae en Notas una declaración estándar sobre IVA y trabajadores vinculados. Puede editarla, borrarla o añadir otras; lo que deje es lo que se imprime.

Además, las empresas y entidades que contratan por prestación de servicios suelen pedir que adjunte la planilla de pago de seguridad social (PILA) del periodo, y a veces una copia del RUT o una certificación bancaria. Esos documentos no se generan aquí, pero puede mencionarlos en las notas y enviarlos junto con el PDF.

Privada y guardada en su dispositivo

Su nombre, su cédula y sus datos bancarios no salen de su navegador: se guardan en su dispositivo y el PDF se genera ahí mismo. Cada mes, pulse Nuevo: sus datos y sus datos bancarios se mantienen, el cliente se autocompleta al escribir y el consecutivo avanza. También puede duplicar la cuenta del mes anterior y cambiar solo el periodo. Todas sus cuentas aparecen en Mis documentos, donde puede marcarlas como enviadas o pagadas y exportar un CSV para llevar sus cuentas.