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구매나 외주를 맡기기 전에 주문 내용을 문서로 남기세요. 품목, 단가, 납기일을 넣으면 승인란이 있는 발주서를 PDF로 바로 보낼 수 있습니다.
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발주서란, 주문서와의 차이
발주서는 사는 쪽(발주처)이 파는 쪽(공급업체)에 물건이나 서비스를 주문하는 문서입니다. 무엇을, 몇 개, 얼마에, 언제까지 납품해 달라는지 적습니다. 공급업체가 받아들이면 그 주문에 대한 합의의 근거가 됩니다.
‘발주서’와 ‘주문서’는 같은 역할을 하는 문서로, 부르는 이름만 다르다고 보면 됩니다. 제목은 ‘주문서’ 등으로 자유롭게 바꿀 수 있습니다.
발주서를 남겨 두면 누가 무엇을 주문했고 누가 승인했는지 기록이 되고, 나중에 받는 거래명세서나 세금계산서와 맞춰 보기도 쉽습니다. 하도급 거래라면 하도급법에 따라 정해진 사항을 적은 서면을 일을 시작하기 전에 발급해야 합니다. 해당 여부와 기재 사항은 공정거래위원회 안내를 확인하세요.
발주서 만드는 방법
- 발주처(내 정보)를 입력합니다. 상호, 사업자등록번호, 주소, 연락처와 로고를 넣습니다.
- 공급업체를 입력합니다. 주문할 거래처의 상호와 주소를 적습니다.
- 발주번호, 발주일, 납기일을 확인합니다. 발주번호는 자동으로 이어서 매겨집니다.
- 납품장소를 추가합니다. 현장이나 창고처럼 회사 주소가 아닌 곳으로 받아야 할 때 씁니다.
- 품목을 적습니다. 품명, 규격·모델명, 수량, 합의한 단가를 넣습니다.
- 부가세, 운임, 결제조건을 정합니다. 예: ‘월말 마감, 익월 말 현금 결제’.
- 담당자를 적고 PDF를 다운로드합니다. PDF에는 승인자 서명란이 있고, 도장 이미지도 넣을 수 있습니다.
발주서에 적어야 할 항목
- 발주번호: 겹치지 않는 번호. 공급업체가 거래명세서나 청구서에 적어 주면 맞춰 보기 쉽습니다.
- 발주처와 공급업체: 양쪽의 상호, 사업자등록번호, 주소, 연락처.
- 발주일과 납기일: 언제 주문했고 언제까지 필요한지.
- 품목: 품명, 규격, 수량, 단가, 금액.
- 납품장소와 운임: 어디로 받는지, 운임은 누가 부담하는지.
- 결제조건: 거래명세서나 세금계산서를 받은 뒤 언제, 어떻게 지급하는지.
- 담당자와 승인자: 누가 요청했고 누가 승인했는지.
발주서·거래명세서·청구서 비교
| 발주서 | 거래명세서 | 청구서 | |
|---|---|---|---|
| 발행하는 쪽 | 사는 쪽(발주처) | 파는 쪽 | 파는 쪽 |
| 발행 시기 | 납품 전 | 납품할 때 | 납품 후 |
| 전하는 내용 | 이것을 사겠습니다 | 이만큼 공급했습니다 | 이 금액을 지급해 주세요 |
| 번호의 쓰임 | 주문 관리 | 납품 확인 | 대금 관리 |
발주서, 거래명세서(검수 기록), 청구서·세금계산서를 맞춰 본 뒤 지급하면 수량 부족, 단가 차이, 이중 청구를 미리 막을 수 있습니다.
발주서를 받은 쪽이라면 청구서의 발주번호 칸에 그 번호를 적어 주세요. 먼저 금액을 제시해야 한다면 견적서를 보내면 됩니다.
자주 묻는 질문
발주서 작성기는 무료인가요?
네. 회원가입이 필요 없고 워터마크도 없으며, 발주서는 내 브라우저 안에만 저장됩니다.
발주서와 주문서는 다른 문서인가요?
둘 다 사는 쪽이 주문 내용을 전하는 문서로, 이름만 다릅니다. 제목을 ‘주문서’로 바꿔 쓸 수도 있습니다.
발주번호는 어떻게 매기나요?
PO-0001처럼 겹치지 않는 일련번호가 일반적입니다. 새로 만들 때마다 번호가 자동으로 하나씩 올라갑니다.
발주서는 누가 승인하나요?
지출을 승인할 권한이 있는 사람입니다. PDF에는 승인자 서명란이 있고, 요청한 사람은 담당자 칸에 적습니다.
해외 공급업체에 영문 발주서를 보낼 수 있나요?
네. 문서 언어를 English로 바꾸면 Purchase Order로 표시되고, 모든 통화를 쓸 수 있습니다.
만든 발주서는 어디서 관리하나요?
내 문서에 모두 저장되어 검색, CSV 내보내기, 다른 기기로 옮기기 위한 백업을 할 수 있습니다.