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発注書とは・注文書との違い

発注書は、買い手が売り手（発注先）に商品やサービスを注文するための書類です。何を、いくつ、いくらで、いつまでに納品してほしいかを記載します。発注先が受け入れると、その注文の合意内容の根拠になります。

「発注書」と「注文書」は、どちらも買い手が出す同じ役割の書類で、呼び方の違いと考えて差し支えありません。表題は「注文書」などに自由に変更できます。発注先が受注を確認する書類としては、別に「注文請書」が使われることもあります。

発注書を残しておくと、誰が何を注文し、誰が承認したかの記録になり、後から届く請求書との照合にも役立ちます。下請法（2026年1月からは中小受託取引適正化法）の対象となる取引では、発注内容を明示することが法律で求められます。対象かどうかや必要な記載事項は、公正取引委員会などの案内でご確認ください。

発注書の作り方

1. 自社（発注者）の情報を入力します。 社名、住所、連絡先とロゴを追加します。
2. 発注先を入力します。 注文する取引先の名称を入力し、敬称を選びます。
3. 発注番号・発注日・納期を確認します。 発注番号は自動で連番になります。
4. 納品先を追加します。 現場や倉庫など、自社の住所以外に納品してほしい場合に使います。
5. 品目を記載します。 品名、型番、数量、合意した単価を入力します。
6. 消費税・送料・支払条件を設定します。 例：「月末締め翌月末払い」。
7. 担当者を入力し、PDFをダウンロードします。 PDFには承認者の欄があります。

発注書に必要な記載項目

• 発注番号: 重複しない番号。発注先が請求書に記載すると、照合が簡単になります。
• 発注者と発注先: 双方の名称、住所、連絡先。
• 発注日と納期: いつ注文し、いつまでに必要か。
• 品目: 品名・型番、数量、単価、金額。
• 納品場所と送料: 納品先と、送料をどちらが負担するか。
• 支払条件: 請求書を受け取ってから、いつ、どのように支払うか。
• 担当者と承認者: 誰が発注を依頼し、誰が承認したか。

発注書と請求書の違い

発注書・納品書（検収記録）・請求書の3つを照合してから支払うと、数量不足、単価の食い違い、二重請求を支払い前に防げます。

発注書を受け取った側は、請求書の「注文番号」欄にその番号を記入しましょう。先に金額を提示する必要があるなら、見積書を送ります。